Vaak start je een bedrijf alleen of met een compagnon. Naarmate het bedrijf groeit, groeien ook de administratieve lasten. Je komt dan op een punt waarop je moet beslissen of je hiervoor personeel wilt aannemen of niet. Aan beide keuzes zitten zowel voor- als nadelen. In deze blog leggen we je uit wat je precies kunt verwachten en waar je rekening mee moet houden wanneer je overweegt iemand aan te nemen voor de financiële administratie.  Zo kun je zelf een goede en  weloverwogen beslissing maken.

Hoeveel uur ben je kwijt aan de administratie?

Vanzelfsprekend ben je (te)veel tijd kwijt aan de administratie, anders zou je niet overwegen om iemand voor dit werk in dienst te nemen. Voordat je iemand in dienst neemt, is belangrijk om na te gaan hoeveel uur je precies kwijt bent aan de financiële administratie. Op basis daarvan kun je namelijk nagaan hoeveel uur werk je iemand te bieden hebt. Wel zo handig, in je zoektocht naar een geschikte werknemer. Je mag er daarbij van uitgaan dat iemand die zich alleen met de administratie bezighoudt, sneller en efficiënter werkt dan jijzelf. Wat jij in tien uur doet, zou een administratief medewerker in acht uur moeten kunnen.

Een uitvoerend medewerker of een specialist die met je meedenkt

Wanneer het voor jezelf duidelijk is hoeveel uren aan werklast de administratie met zich meebrengt, is het belangrijk om na te gaan wat voor type werknemer je zoekt. Zoek je iemand die alleen de standaard zaken regelt? Zaken zoals de aangifte van de inkomstenbelasting, het bijhouden van de salarisadministratie en het beheren van de debiteuren en crediteuren. Of zoek je iemand die hetzelfde doet, maar daarnaast ook op strategisch niveau (pro-actief) meedenkt en je adviseert over relevante fiscale voordelen en een gezonde groei van het bedrijf? Vanzelfsprekend kennen beide type werknemers een eigen prijskaartje.

Een werknemer met een uitgebreide kennis van het fiscale stelsel vraagt vaak een hoger uurloon dan een werknemer die alleen het broodnodige doet.

Is je financiële administratie relatief klein en kan het in een paar uur worden bijgehouden, dan kun je jezelf afvragen of een ervaren administratief medewerker hier überhaupt zijn hand voor omdraait. Het merendeel van deze specialisten zal kiezen voor een loondienst waarin ze minimaal 28 uur kunnen werken. Geef ze eens ongelijk!

Een administratief medewerker zonder bijzondere expertises hanteert vaak een lager uurloon. Bovendien zal dit type medewerker eerder genoegen nemen met een aantal uur per week. Een nadeel van dit type medewerker is het gebrek aan specialistische kennis.

Natuurlijk kun je deze kennis ook in huis kunnen halen door op regelmatige basis een externe expert te benaderen. Hou er dan wel rekening mee dat dit extra kosten met zich meebrengt. Om hierin een goede keuze te maken, doe je er goed aan om – nog voordat je iemand in dienst neemt – met zo’n specialist in gesprek te gaan. Deze kan je voorlichten over wat in jouw situatie de beste oplossing is

Wanneer je duidelijk in kaart hebt gebracht hoeveel uren je aan werk hebt liggen en weet welk type medewerker er het beste bij  jouw organisatie past, is het belangrijk om te bepalen wat je de medewerker gaat bieden. Bovendien is het belangrijk om alle consequenties van een werknemer tot je te nemen.

Een parttime of fulltime medewerker

Of je nu kiest voor een fulltime of parttime medewerker. Veel van de verplichtingen komen overeen. Medewerkers worden betaald op basis van het aantal uren en de vergoeding die daarvoor is afgesproken. Deze afspraken staan vast in het arbeidscontract en gelden zowel voor een fulltime- als parttime medewerker. Bij het aannemen van deze werknemers, krijg je als ondernemer te maken met enkele nadelige verplichting die wettelijk zijn vastgesteld.

Zo ben je verplicht om;

• je werknemer door te betalen bij ziekte;
• je werknemer door te betalen bij arbeidsongeschiktheid;
• afspraken te maken over overuren;
• regelingen te treffen ten aanzien van vakantiedagen;
• en afspraken te maken over de duur van het contract.

In principe is het mogelijk om een verzekering af te sluiten voor ziekte en arbeidsongeschiktheid, deze dekt dan de kosten op het moment dat er iets met je werknemer gebeurd. Het is belangrijk dat je bij de overweging om iemand aan te nemen rekening houdt met dergelijke kosten. Bovendien komt, in het geval dat een werknemer ziek is, ook de arbodienst om de hoek kijken. En ook vanuit de CAO kunnen er nog enkele eisen gesteld worden. Financieel maakt dit het aannemen van een werknemer voor de boekhouding vrij complex. Je doet er goed aan om alle ins en outs op papier te zetten, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Een medewerker voor bepaalde of onbepaalde tijd

Wanneer je uiteindelijk de juiste persoon hebt gevonden is het belangrijk om na te denken over het type contract dat je diegene biedt. Er bestaan kort gezegd twee type contracten, voor bepaalde en onbepaalde tijd. Een voorbeeld van een contract voor bepaalde tijd is een jaarcontract. Let wel op, je mag een werknemer slechts drie contracten voor bepaalde tijd aanbieden. Wil je de werknemer langer aanhouden dan deze periode, dan ben je verplicht het contract om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.  Bij een contract voor onbepaalde tijd is er, zoals de naam al zegt, geen einddatum. Dit contract kent dus in principe geen einde. Er zijn slechts enkele redenen waarom je iemand in vast dienstverband mag ontslaan.

Iemand in vast dienstverband mag je ontslaan vanwege;

• reorganisatie of andere bedrijfseconomische redenen;
• langdurige ziekte;
• frequent ziekteverzuim;
• disfunctioneren
• verwijtbaar handelen
• gewetensbezwaar bij het werk
• verstoorde arbeidsrelatie.

Let dus goed op of je deze verplichtingen wilt en kunt aangaan, alvorens je iemand vast in dienst neemt.

De salarisadministratie

Is de administratief medewerker die je overweegt aan te nemen, je eerste werknemer? Dan krijg je vanaf nu ook te maken met de salarisadministratie. Hoe je (of je nieuwe werknemer natuurlijk) die opzet? Dat kun je teruglezen in de blog: een salarisadministratie opzetten.

De financiële administratie uitbesteden

Heb je te weinig uren om een specialist in dienst te nemen voor de financiële administratie, maar wil je wel genieten van de voordelen van een specialist? Of zit je simpelweg niet te wachten op de verplichtingen die een werknemer met zich meebrengt? Dan is het de overweging waard om je gehele administratie uit te besteden bij een externe partij. Hierdoor profiteer je evengoed van de expertise en bespaar je jezelf de nadelen van een vast personeelslid.