Wat te doen als een factuur niet betaald wordt?
Wat te doen als een factuur niet betaald wordt?
Hoe ga je om met wanbetalers?
Wanneer je netjes en op tijd je product of dienst hebt geleverd aan de klant, ga je er vanuit dat deze de bijbehorende factuur volgens afspraak voldoet. Helaas is dit niet altijd het geval. Iedere ondernemer krijgt op een gegeven moment te maken met klanten die niet op tijd, of zelfs helemaal niet betalen. Dat is natuurlijk ontzettend vervelend. Met name wanneer je naast je kostbare tijd ook producten hebt geleverd aan de betreffende klant.
In deze blog lees je alles over de stappen die je kunt nemen om alsnog je geld te ontvangen.
Betalingstermijn factuur verstreken
Je kunt de stappen die we in dit blog noemen pas nemen op het moment dat het betalingstermijn is verstreken. Daarbij is het goed om te kijken wat het betalingstermijn is. Voor particulieren wordt er vaak een betalingstermijn van veertien dagen gehanteerd, waar het in de zakelijke markt gebruikelijker is om een termijn van dertig dagen aan te houden. Je kunt hier natuurlijk van afwijken, maar daar zitten wel enkele voorwaarden aan.
Betalingstermijn particulieren
Voor overeenkomsten met particulieren is geen wettelijke betalingstermijn vastgelegd. De enige voorwaarde voor de betalingstermijn aan particulieren, is dat het termijn redelijk is. Daarnaast moet je deze natuurlijk vastleggen in het contract, de overeenkomst of benoemen in de algemene voorwaarden. Wanneer je voor de laatste optie kiest, zorg er dan wel voor dat je op de overeenkomst verwijst naar de algemene voorwaarden.
Betalingstermijn bedrijven
Voor overeenkomsten in de zakelijke markt gelden er andere regels. Wanneer er geen termijn is overeengekomen, dan geldt er een standaard termijn van dertig dagen. Hiervan is sprake wanneer er geen termijn genoemd wordt op de offerte, het contract, de overeenkomst of in de algemene voorwaarden. Bedrijven mogen onderling een kortere of langere termijn overeenkomen, tot maximaal zestig dagen. Overheden zijn verplicht om binnen dertig dagen te betalen.
Eerste herinnering versturen
Wanneer je er zeker van bent dat alles rondom het betalingstermijn juist geregeld en gecommuniceerd is naar je klant en het termijn is verstreken, verstuur dan een eerste herinnering. Benoem hierin altijd de volgende zaken:
- Het factuurnummer
- De verstreken factuurdatum (vervaldatum)
- Het te betalen bedrag
- Eventuele klant- of ordernummer
- Het termijn waarbinnen de betaling alsnog wordt verwacht
Ga er niet direct vanuit dat de klant kwade intenties heeft, het komt regelmatig voor dat facturen tussen de spam belanden of onbedoeld over het hoofd worden gezien. Wees in het begeleidend schrijven bij de herinnering daarom vriendelijk.
Automatisch een herinnering versturen
Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s die aan klanten automatisch een herinneringen versturen, op het moment dat het betalingstermijn verstreken is. Snelstart bijvoorbeeld. In deze programma’s stel je zelf je betalingsherinnering in bij het aanmaken van facturen, na het verstrijken van het door jou bepaalde termijn, wordt de herinnering dan automatisch verstuurd aan je klant. Wil je meer informatie over de boekhoudprogramma’s neem dan contact met ons op.
Voorbeeld betalingsherinnering
Wil je toch liever handmatig een herinnering versturen, dan kun je onderstaande tekst kopiëren voor eigen gebruik.
___________________________
Uit onze administratie blijkt dat bijgevoegde factuur [factuurnummer] van [factuurbedrag] nog niet door u is voldaan. De wettelijke betalingstermijn van 30 dagen is reeds verstreken. Ik wil u daarom vriendelijk verzoeken om binnen 5 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer [NL XX BANK XXXX XXXX XX] ten name van [rekeningnaam].
Indien uw betaling deze e-mail heeft gekruist, dan kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
[jouw zakelijk e-mail handtekening]
___________________________
Neem telefonisch contact op met de klant
Wanneer er niet gereageerd wordt op de eerste herinnering, neem dan telefonisch contact op met de betreffende klant. Persoonlijk contact rondom facturen is niet alleen belangrijk, maar vaak ook effectief. Nogmaals, in veel gevallen is het uitblijven van een betaling geen onwil van de klant.
Geef in het telefoongesprek aan dat de klant in gebreke is en communiceer duidelijke afspraken over de betaling. Blijkt uit het telefoongesprek dat de klant wel wil, maar niet kan betalen, maak dan afspraken over een betalingsregeling. Zorg er wel voor dat je de gemaakte afspraken schriftelijk toestuurt, zodat er geen onduidelijkheden kunnen ontstaan.
Verstuur een tweede herinnering
Wordt er niet gereageerd op de eerste betalingsherinnering en is er geen telefonisch contact mogelijk? Dan is het tijd om een tweede herinnering te versturen. In deze herinnering mag je iets dringender zijn. We zijn ondertussen immers voorbij het punt om vriendelijk te blijven. Vermeld net als bij de eerste herinnering:
- Het factuurnummer
- De verstreken factuurdatum (vervaldatum)
- Het te betalen bedrag
- Eventuele klant- of ordernummer
- Het termijn waarbinnen de betaling alsnog wordt verwacht
Geef hierbij echter ook aan dat, wanneer betaling uitblijft, je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau en de wettelijke incassokosten in rekening brengt.
Voorbeeld tweede betalingsherinnering
Wil je tweede herinnering versturen en maak je geen gebruik van een geautomatiseerd systeem, dan kun je onderstaande tekst kopiëren voor eigen gebruik.
___________________________
Geachte [naam debiteur],
Ondanks een eerdere herinnering blijkt uit onze administratie dat bijgevoegde factuur [factuurnummer] van [factuurbedrag] nog niet door u is voldaan. We willen u erop wijzen dat de betaaltermijn van deze facturen verstreken is en verzoeken u vriendelijk doch dringend om de betaling zo spoedig mogelijk te voldoen.
Mochten de betalingen en deze herinnering elkaar kruisen, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen. Wanneer betaling uitblijft, zullen wij de vordering uit handen moeten geven aan een incassobureau en de wettelijke incassokosten in rekening brengen.
Met vriendelijke groet,
[jouw naam]
[jouw zakelijk e-mail handtekening]
___________________________
Breng de wettelijke incassokosten in rekening
Is de factuur na de tweede herinnering nog steeds niet betaald? Dan mag je incassokosten in rekening brengen. Dit zijn de wettelijke incassokosten waarnaar je in de tweede herinnering verwijst. De hoogte van deze kosten zijn vastgesteld via de Wet Incassokosten (WIK). Het minimum bedrag aan incassokosten is 40 euro en het maximumbedrag is 6.775 euro.
Het uiteindelijke bedrag aan incassokosten dat je kunt doorberekenen aan de te laat betalende klant hangt af van de hoogte van het factuurbedrag. In het tabel hieronder staan de wettelijk vastgestelde percentages. Je kunt ook gebruikmaken van deze rekentool om te berekenen wat een klant jou verschuldigd is.
| Factuurbedrag | Percentage incassokosten |
| Over de eerste €2.500 | 15% met een minimum van €40 |
| Over de volgende €2.500 | 10% |
| Over de volgende €5.000 | 5% |
| Over de volgende €190.000 | 1% |
| Over de rest van het bedrag | 0,5% met een maximum van €6.775 |
Het inschakelen van incassobureau of deurwaarder
Wanneer een betaling ondanks al je inspanning uitblijft, doe je er verstandig aan om de vordering uit handen te geven. Je kunt hiervoor verschillende partijen benaderen, denk aan een incassobureau of deurwaarder.
Het inschakelen van een incassobureau
Een incassobureau verstuurt brieven aan jouw debiteur met dwingend verzoek tot betaling, maar deze heeft geen wettelijke dwangmiddelen om een betaling af te dwingen. Hij berekent de wettelijk incassokosten door en vraagt hiervoor een vergoeding. In veel gevallen, als betaling uitblijft, schakelt een incassobureau voor jouw dossier een deurwaarder in om een gerechtelijke procedure te starten. Er zijn veel partijen die dit op no-cure no-pay basis aanbieden.
Het inschakelen van een deurwaarder
Een deurwaarder heeft meer mogelijkheden dan een incassobureau, in tegenstelling tot een incassobureau, kan een deurwaarder namelijk een gerechtelijke procedure starten. Daarnaast kan een deurwaarder gebruikmaken van dwangmiddelen als beslaglegging of de verkoop van goederen van de debiteur.
Voorkomen van te laat betalende klanten
Zoals altijd is voorkomen beter dan genezen. Niemand vindt het leuk om een incassobureau of deurwaarder in te moeten schakelen voor een vordering. Als ondernemer is het daarom belangrijk dat je de facturatieproces optimaal hebt ingesteld. Duidelijke communicatie over betalingstermijnen, geen verkeerde of ontbrekende data, een juiste verwijzing naar je algemene voorwaarden en ga zo maar door.
Om fouten te voorkomen adviseren we je om het hele proces te automatiseren, zodat je er zeker van bent dat alles tot in de puntje geregeld is bij iedere opdracht of order. Zoals eerder genoemd bieden Yuki en Snelstart deze mogelijkheden. Wanneer je meer informatie wenst te ontvangen over deze boekhoudprogramma’s kun je contact met ons opnemen. Wij vertellen je er graag alles over.
