Succesvol offertes maken, hoe doe je dat?

Vraagt iemand een offerte aan bij jouw bedrijf, dan is dat natuurlijk een goed teken. Deze potentiële klant heeft een vraag en toont interesse in jouw dienst(en) of product(en). Er is dus al sprake van een zekere mate van betrokkenheid. Helaas vraagt een klant vaak meerdere offertes aan, bij verschillende concurrerende bedrijven. Bij een offerteaanvraag is dus nog niets zeker.

Veel ondernemers steken ontzettend veel tijd in het maken van offertes. Wanneer een opdracht dan niet doorgaat is dat verspilde tijd geweest. Maar door een offerte als een tijdrovende klus die niets oplevert te zien wordt het in ieder geval niet beter. Wat kun je dan wel doen?

Je kunt het ook van de positieve kant bekijken: iemand stelt je in de gelegenheid om je dienst of product te verkopen. Dit is hét moment om je te onderscheiden van al je concurrenten. Het is daarbij belangrijk dat de kwaliteit van je dienst of product al tijdens de overhandiging van de offerte naar voren komt. Je laat hiermee alvast de kwaliteit van je werk zien. Of het nu gaat om een digitale offerte of een fysieke. In deze blog gaan we dieper in op alle zaken die jou kunnen helpen om je te onderscheiden.

Hieronder vind je alles wat nodig is om een succesvolle offerte te maken:

• Deze gegevens moeten in de offerte staan
• Hoe maak je een offerte onderscheidend van de rest?
• Wees de eerste die antwoord
• Offerte verstuurd en dan?
• Voorbeeldofferte downloaden

Deze gegevens moeten in de offerte staan

In principe kun je een offerte zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Er zijn een aantal zaken die in ieder geval in de offerte moeten staan. Deze gegevens zijn wettelijk verplicht. Zonder deze gegevens is de offerte dan ook niet rechtsgeldig. Zorg er daarom voor dat je bij het maken van een offerte in ieder geval het volgende vermeld:

• De bedrijfsgegevens
• De gegevens van je klant
• De offertedatum
• Het offertenummer
• Een samenvatting van alle werkzaamheden
• Het uurloon of de totaalprijs
• De geldigheidsduur van je offerte
• Een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden

Wanneer je deze gegevens vermeld, laat je niets aan het toeval over.

Hoe maak je een offerte onderscheidend van de rest?

Natuurlijk wil je het liefst op een zo positief mogelijke manier opvallen tussen de offertes van je concurrentie.  Om dit te bereiken hebben we een aantal tips beschreven die je kunnen helpen bij het schrijven van winnende offertes.

Tip 1: Besteed uitgebreid aandacht aan de offertebeschrijving

Het begeleidend schrijven is één van de belangrijkste aandachtspunten bij het maken van een offerte. Wanneer de klant namelijk het idee heeft dat je hem of haar begrijpt, zal er veel meer vertrouwen ontstaan in de samenwerking die jullie aangaan.

Bovendien wil je niets aan het toeval overlaten en onduidelijkheden voorkomen. Niets is zo funest als wederzijdse verwachtingen die in een later stadium niet blijken te kloppen. Zorg er daarom voor dat je alle werkzaamheden goed specificeert. Zo weet een potentiële klant precies waar hij of zij aan toe is. Dat creëert niet alleen een vertrouwen bij de klant, het zorgt er ook voor dat je niet in een situatie terecht komt waarbij de klant achteraf zegt: “ik dacht dat dat bij de prijs inbegrepen was”.

Herhaal de vraag van de klant

Je doet er goed aan om in de offertebeschrijving of het begeleidend schrijven de vraag van de klant nog eens letterlijk te herhalen. Pas daarna vertel je op welke manier jouw bedrijf het probleem van de klant oplost. Het herhalen van de vraag zorgt er namelijk voor dat de klant zich begrepen voelt, je geeft eigenlijk aan dat je goed geluisterd hebt naar de wens van de klant.

Vertel wat over je bedrijf

Nadat je de vraag van de klant hebt herhaald, kun je dieper ingaan op de oplossing die je te bieden hebt. Dit is de uitgelezen kans om ook wat over je bedrijf te vertellen. Bijvoorbeeld aan de hand van opdrachten die lijken op die van de aanvrager van de offerte.

Hiermee geef je te kennen dat je recente ervaring hebt met de vraag van de klant. Let er wel op dat de voorbeelden die je gebruikt de offerte ondersteunen. Het is niet de bedoeling dat je alle recente opdrachten tot in detail beschrijft. De informatie moet relevant blijven voor de aanvrager van de offerte.

Leg nadruk op de oplossing

Het benoemen van een product of dienst is goed, maar het is nog beter om aandacht te schenken aan de oplossing die jouw product of dienst biedt. Om dit te verduidelijken hebben we een aantal voorbeelden:

• Een klant die een boormachine koopt heeft niet zozeer behoefte aan een boormachine, hij wil een gat in zijn muur.
• Een klant die koffiebonen koopt heeft niet zozeer behoefte aan koffiebonen, hij wil graag goede koffie drinken.
• Een klant die ongediertebestrijding inschakelt heeft geen behoefte aan vergif, hij wil graag van het ongedierte af.

Kortom, voor een klant draait het minder om het specifieke product en meer om de oplossing die het product te bieden heeft. Wanneer je de oplossing benadrukt in het begeleidend schrijven van je offerte, is de kans veel groter dat de offerte succesvol is. Je laat hiermee namelijk zien dat je de klant begrijpt.

Wees zo volledig mogelijk

Hiervoor werd al een paar keer benoemt dat je eigenlijk niets aan het toeval wilt overlaten. Probeer dan ook zo specifiek mogelijk te zijn in je offerte. Wanneer het relevant is, geef dan bijvoorbeeld aan of de prijs inclusief of exclusief reistijd is. Lever je een dienst voor een bepaalde tijd, geef dan aan of er sprake is van een opzegtermijn. Ben je fotograaf en zit de nabewerking van de foto’s bij de prijs inbegrepen, laat het de klant weten. Kortom, wees zo transparant mogelijk over je dienst of product.

Maak gebruik van helder taalgebruik

Zorg er altijd voor dat je offerte op zo’n manier geschreven is dat de klant hem begrijpt. Vakjargon komt misschien professioneel over en laat zien dat je weet waar je over praat, maar probeer te voorkomen dat de klant niets van de offerte begrijpt. Ontkom je er niet aan om moeilijke begrippen te gebruiken? Zorg er dan voor dat je een korte toelichting geeft.

Gebruik bijlagen

Het is goed om de klant van uitgebreide informatie te voorzien rondom je dienst of product. Het is daarbij wel belangrijk om ervoor te waken dat de offerte niet wordt ondergesneeuwd door informatie die niet aan het doel van de offerte bijdraagt.

Probeer kort en bondig te blijven en maak anders gebruik van bijlagen om de informatie met je klant te delen. Hierbij valt te denken aan een informatiebrochure over de werkwijze van je bedrijf, of een sheet met specificaties van het product dat je levert, de algemene voorwaarden of eventueel een portfolio met recente voorbeelden uit de praktijk.

Tip 2: Besteed uitgebreid aandacht aan de opmaak

Naast de inhoud van de offerte is de vorm natuurijk ook van belang. Vooral wanneer het een fysieke offerte betreft is het belangrijk om goed na te denken over de presentatie van je offerte. Zo kun je bijvoorbeeld denken aan het papier dat je gebruikt. Een iets zwaarder papier voelt kwalitatief beter aan en draagt op die manier bij aan de kwaliteit die de potentiële klant ervaart op het moment dat hij of zij jouw offerte in handen heeft.

Maak gebruik van je huisstijl

Zorg er daarnaast voor dat de huisstijl van je bedrijf terugkomt in de offerte. Gebruik dezelfde lettertypes die je ook voor je andere uitingen gebruikt en zorg er voor dat je logo en bedrijfskleuren terugkomen in de offerte. De offerte die je verstuurd is als het ware een uitgebreid visitekaartje voor je bedrijf. Je mag hier best wat extra aandacht aan besteden.

Voeg je visitekaartje toe

Verstuur je een fysieke offerte, zorg er dan altijd voor dat je een visitekaartje meestuurt. Op die manier maak je het voor de klant makkelijk om te reageren op de offerte. Bovendien geef je de klant hiermee de mogelijkheid om je visitekaartje te bewaren voor latere offerteaanvragen.

Maak gebruik van een offertemap

Wanneer je er helemaal zeker van wilt zijn dat je offerte opvalt tussen die van de concurrentie, kun je gebruik maken van een offertemap. Hiermee straal je niet alleen meer kwaliteit uit, een offertemap biedt ook ruimte om bijlagen mee te sturen met de offerte. Bovendien valt een offertemap goed op tussen de rest van de administratie van je potentiële klant. Hierdoor wordt de klant constant herinnerd aan jouw aanbod.

Tip 3: Controleer voor het versturen de verplichte gegevens

Hierboven zijn alle verplichte gegevens al benoemd. Zorg ervoor dat je bij het versturen van de offerte deze gegevens dubbel controleert. Een offerte versturen die niet rechtsgeldig is, dat is zonde van je tijd.

Maar besteed vooral ook extra aandacht aan de gegevens van je klant. Een naam die verkeerd gespeld is bijvoorbeeld, dat is voor sommige mensen al een reden om met een andere partij in zee te gaan. Het is simpelweg een vereiste dat alle gegevens juist zijn.

Wees de eerste die antwoord

Nu je precies weet hoe je de meeste winst uit je offerte kan halen,  hebben we nog een laatste tip als toegift, namelijk: wees snel met het versturen van de offerte. Zodra er een offerteaanvraag bij je binnenkomt, is het van belang om de klant zo snel mogelijk van een prijsopgaaf te voorzien. Ook hiermee laat je namelijk weer duidelijk zien wat de klant van jou kan verwachten. Je geeft te kennen dat je er een geen gras over laat groeien. De klant krijg hierdoor het idee dat, wanneer hij of zij voor jou kiest, je snel te werk gaat.

Vanzelfsprekend is het meest belangrijke dat de inhoud kloppend is en dat je geen fouten maakt in de offerte, maar wanneer dat gecontroleerd is doe je er dus goed aan om zo snel mogelijk te schakelen.

Offerte verstuurd en dan?

Oké, nog één tip dan. Wanneer de offerte verstuurd is, zorg er dan voor dat je na drie dagen contact opneemt met de klant om na te gaan of hij alles in goed orde ontvangen heeft. Je kunt dat moment gelijk gebruiken om eventuele vragen die de klant heeft te beantwoorden. Hiermee verhoog je de kans dat de klant ervoor kiest om met jou in zee te gaan. Bovendien laat je hiermee zien dat je een betrokken houding hebt en communicatie met de klant belangrijk vind. Het zou zonde zijn om zo’n kans te laten liggen.

Voorbeeldofferte downloaden

Heb je na het lezen van bovenstaande informatie nog behoefte aan een voorbeeldofferte? Dan kun je deze downloaden via onderstaande knop.