KPI’s bepalen voor je bedrijf

Wat is een KPI?

Als het goed is ben je als ondernemer altijd bezig met de groei van je bedrijf. De cijfers van het bedrijf zijn daarbij van essentieel belang, maar wat zeggen die nou eigenlijk? Op zichzelf niet zo heel veel. Cijfers worden pas echt interessant wanneer je er betekenis aan geeft. Dat kan bijvoorbeeld door met KPI’s (voluit: kritieke prestatie-indicatoren) te gaan werken.

KPI’s zijn de specifieke variabelen die nodig zijn om de prestaties van je ondernemingen op een effectieve manier te analyseren. De KPI’s worden ook wel de kengetallen genoemd. Daarbij kun je denken aan de verkoop- en inkoop cijfers, maar bijvoorbeeld ook aan het aantal winkelbezoekers. Het soort KPI kan per bedrijf verschillen.

Krijg je al zin om aan de slag te gaan met jouw eigen KPI’s, maar begrijp je er nog steeds helemaal niets van?

Geen zorgen in deze blog leggen we precies uit:

Waarom je met KPI’s zou moeten werken
Hoe je de KPI’s voor jouw bedrijf bepaald
Waar een KPI verder aan dient te voldoen
KPI’s effectief monitoren

Om het helemaal duidelijk te maken halen we ook een voorbeeld uit de praktijk aan.

Waarom je met KPI’s zou moeten werken

Ieder bedrijf heeft bepaalde doelstellingen voor de toekomst. Dat kan gaan om lange of korte termijn doelstellingen, doelstelling rondom de inkoop, verkoop of in sommige gevallen marketingdoelstellingen. Welke doelstellingen het ook zijn, om ze te behalen is het belangrijk de voortgang ervan nauwkeurig bij te houden en te monitoren. Om dit te kunnen doen is het belangrijk om met de kritieke prestatie indicatoren te werken.

Door met realistische doelstellingen te werken en deze frequent te monitoren zul je meer grip krijgen op de groei van je bedrijf. Het klinkt misschien als een open deur, maar we benoemen het toch: je kunt sneller sturen als je inzichtelijk hebt gemaakt welke cijfers het succes van jouw bedrijf bepalen.

Hoe je de KPI’s voor jouw bedrijf bepaald

Zoals hiervoor al kort benoemt, de juiste KPI’s worden vrijwel altijd afgeleid van de doelstellingen die jij voor jouw onderneming bepaald hebt. Bij het bepalen van doelstellingen geldt de regel dat ze volgens de SMART-methode geformuleerd worden. Hetzelfde geldt dan ook voor KPI’s. De SMART-methode houdt in dat een doelstelling of KPI specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden is.

Specifiek: De KPI die je vaststelt voor je bedrijf moet helder geformuleerd zijn en niet voor meer dan één uitleg op te vatten zijn. Zo voorkom je misverstanden over het te bereiken doel.
Meetbaar: De KPI moet realtime gemeten kunnen worden zodat je tijdig kunt schakelen. Spreek bijvoorbeeld niet over een stijging van omzet in totale waarde, maar in procenten. Zo kun je op ieder moment kijken in hoeverre je op schema ligt.
Acceptabel: Is het een doelstelling waar je zelf achter staat? Zo niet, dan heeft het gebruik van een KPI weinig zin. Bij doelstelling waar je zelf niet achter staat is de kans van slagen namelijk vrij klein.
Realistisch: Kijk kritisch naar je doelstellingen en KPI’s, zijn ze realistisch? De wens om de omzet te laten stijgen met 15%, maar op hetzelfde moment minder uren vrijmaken voor je personeel, dat gaat vaak niet samen.
Tijdgebonden: Het is belangrijk dat je altijd een tijdsperiode definieert als het op de KPI’s aankomt. Een beginpunt en eindpunt dus. Alleen op die manier kun je in de gaten houden in hoeverre je op schema ligt of afwijkt ten aanzien van de uitgesproken verwachtingen.

Wie zich aan bovenstaande richtlijnen houdt bij het opstellen van doelstellingen en KPI’s zal direct kunnen zien wat de invloed van zijn inspanningen is. Wanneer er sprake is van een afwijking zal dat op ieder moment geconstateerd kunnen worden. Zo kun je tijdig schakelen en actie ondernemen wanneer dat nodig is.

Waar een KPI verder aan dient te voldoen

Naast de eisen vanuit SMART-methode is het belangrijk dat de KPI’s die je vaststelt aan een aantal andere eisen voldoet:

Zorg dat de KPI periodiek meetbaar is (per uur/dag/week/maand).
Een goede KPI beïnvloedt direct het resultaat van de organisatie.
KPI’s moeten niet financieel gebonden zijn.
Less is more: 2 tot 4 zeer goed gedefinieerde KPI’s zullen voor meer focus zorgen dan het hebben van wel 15 KPI’s
Het is vaak goed voor je eigen motivatie om een doelstelling in meerdere stappen te behalen, deel de doelstellingen dan ook op in tussenfases.

Praktijkvoorbeeld van een KPI

Doelstelling:
In boekjaar 2020 is de omzet van bedrijf X inclusief inflatie minimaal gelijk aan de omzet in boekjaar 2019.

Belangrijkste doel:
2,3% stijging in de omzet

KPI:
Gemiddeld factuurbedrag

Specifiek: Gemiddeld factuurbedrag 2020 spiegelen aan die van 2019.
Meetbaar: Omzet delen door aantal facturen en vergelijken met voorgaand jaar.
Acceptabel: Een omzet die gelijk blijft is niet altijd wenselijk, maar wel acceptabel.
Realistisch: Als er geen wijzigingen hebben plaatsgevonden in de bedrijfsvoering, mag je er vanuit gaan dat het realistisch is. Eventueel kan er worden bijgestuurd door middel van speciale acties.
Tijdsgebonden: Tot en met het einde van 2020 wordt er gemeten.

Vanzelfsprekend is het gemiddelde factuurbedrag niet de enige KPI die bovenstaande doelstelling meet. Dit is slechts een voorbeeld ter inspiratie.

KPI’s effectief monitoren

Wil je na het lezen van deze blog zelf aan de slag gaan met KPI’s? Er zijn verschillende tools die het mogelijk maken om de KPI’s te visualiseren en te koppelen aan de realtime cijfers van je bedrijf. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op.