Salarisadministratie

Iemand aannemen voor de financiële administratie?

Vaak start je een bedrijf alleen of met een compagnon. Naarmate het bedrijf groeit, groeien ook de administratieve lasten. Je komt dan op een punt waarop je moet beslissen of je hiervoor personeel wilt aannemen of niet. Aan beide keuzes zitten zowel voor- als nadelen. In deze blog leggen we je uit wat je precies kunt verwachten en waar je rekening mee moet houden wanneer je overweegt iemand aan te nemen voor de financiële administratie.  Zo kun je zelf een goede en  weloverwogen beslissing maken.

Hoeveel uur ben je kwijt aan de administratie?

Vanzelfsprekend ben je (te)veel tijd kwijt aan de administratie, anders zou je niet overwegen om iemand voor dit werk in dienst te nemen. Voordat je iemand in dienst neemt, is belangrijk om na te gaan hoeveel uur je precies kwijt bent aan de financiële administratie. Op basis daarvan kun je namelijk nagaan hoeveel uur werk je iemand te bieden hebt. Wel zo handig, in je zoektocht naar een geschikte werknemer. Je mag er daarbij van uitgaan dat iemand die zich alleen met de administratie bezighoudt, sneller en efficiënter werkt dan jijzelf. Wat jij in tien uur doet, zou een administratief medewerker in acht uur moeten kunnen.

Een uitvoerend medewerker of een specialist die met je meedenkt

Wanneer het voor jezelf duidelijk is hoeveel uren aan werklast de administratie met zich meebrengt, is het belangrijk om na te gaan wat voor type werknemer je zoekt. Zoek je iemand die alleen de standaard zaken regelt? Zaken zoals de aangifte van de inkomstenbelasting, het bijhouden van de salarisadministratie en het beheren van de debiteuren en crediteuren. Of zoek je iemand die hetzelfde doet, maar daarnaast ook op strategisch niveau (pro-actief) meedenkt en je adviseert over relevante fiscale voordelen en een gezonde groei van het bedrijf? Vanzelfsprekend kennen beide type werknemers een eigen prijskaartje.

Een werknemer met een uitgebreide kennis van het fiscale stelsel vraagt vaak een hoger uurloon dan een werknemer die alleen het broodnodige doet.

Is je financiële administratie relatief klein en kan het in een paar uur worden bijgehouden, dan kun je jezelf afvragen of een ervaren administratief medewerker hier überhaupt zijn hand voor omdraait. Het merendeel van deze specialisten zal kiezen voor een loondienst waarin ze minimaal 28 uur kunnen werken. Geef ze eens ongelijk!

Een administratief medewerker zonder bijzondere expertises hanteert vaak een lager uurloon. Bovendien zal dit type medewerker eerder genoegen nemen met een aantal uur per week. Een nadeel van dit type medewerker is het gebrek aan specialistische kennis.

Natuurlijk kun je deze kennis ook in huis kunnen halen door op regelmatige basis een externe expert te benaderen. Hou er dan wel rekening mee dat dit extra kosten met zich meebrengt. Om hierin een goede keuze te maken, doe je er goed aan om – nog voordat je iemand in dienst neemt – met zo’n specialist in gesprek te gaan. Deze kan je voorlichten over wat in jouw situatie de beste oplossing is

Wanneer je duidelijk in kaart hebt gebracht hoeveel uren je aan werk hebt liggen en weet welk type medewerker er het beste bij  jouw organisatie past, is het belangrijk om te bepalen wat je de medewerker gaat bieden. Bovendien is het belangrijk om alle consequenties van een werknemer tot je te nemen.

Een parttime of fulltime medewerker

Of je nu kiest voor een fulltime of parttime medewerker. Veel van de verplichtingen komen overeen. Medewerkers worden betaald op basis van het aantal uren en de vergoeding die daarvoor is afgesproken. Deze afspraken staan vast in het arbeidscontract en gelden zowel voor een fulltime- als parttime medewerker. Bij het aannemen van deze werknemers, krijg je als ondernemer te maken met enkele nadelige verplichting die wettelijk zijn vastgesteld.

Zo ben je verplicht om;

  • je werknemer door te betalen bij ziekte;
  • je werknemer door te betalen bij arbeidsongeschiktheid;
  • afspraken te maken over overuren;
  • regelingen te treffen ten aanzien van vakantiedagen;
  • en afspraken te maken over de duur van het contract.

In principe is het mogelijk om een verzekering af te sluiten voor ziekte en arbeidsongeschiktheid, deze dekt dan de kosten op het moment dat er iets met je werknemer gebeurd. Het is belangrijk dat je bij de overweging om iemand aan te nemen rekening houdt met dergelijke kosten. Bovendien komt, in het geval dat een werknemer ziek is, ook de arbodienst om de hoek kijken. En ook vanuit de CAO kunnen er nog enkele eisen gesteld worden. Financieel maakt dit het aannemen van een werknemer voor de boekhouding vrij complex. Je doet er goed aan om alle ins en outs op papier te zetten, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Een medewerker voor bepaalde of onbepaalde tijd

Wanneer je uiteindelijk de juiste persoon hebt gevonden is het belangrijk om na te denken over het type contract dat je diegene biedt. Er bestaan kort gezegd twee type contracten, voor bepaalde en onbepaalde tijd. Een voorbeeld van een contract voor bepaalde tijd is een jaarcontract. Let wel op, je mag een werknemer slechts drie contracten voor bepaalde tijd aanbieden. Wil je de werknemer langer aanhouden dan deze periode, dan ben je verplicht het contract om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.  Bij een contract voor onbepaalde tijd is er, zoals de naam al zegt, geen einddatum. Dit contract kent dus in principe geen einde. Er zijn slechts enkele redenen waarom je iemand in vast dienstverband mag ontslaan.

Iemand in vast dienstverband mag je ontslaan vanwege;

  • reorganisatie of andere bedrijfseconomische redenen;
  • langdurige ziekte;
  • frequent ziekteverzuim;
  • disfunctioneren
  • verwijtbaar handelen
  • gewetensbezwaar bij het werk
  • verstoorde arbeidsrelatie.

Let dus goed op of je deze verplichtingen wilt en kunt aangaan, alvorens je iemand vast in dienst neemt.

De salarisadministratie

Is de administratief medewerker die je overweegt aan te nemen, je eerste werknemer? Dan krijg je vanaf nu ook te maken met de salarisadministratie. Hoe je (of je nieuwe werknemer natuurlijk) die opzet? Dat kun je teruglezen in de blog: een salarisadministratie opzetten.

De financiële administratie uitbesteden

Heb je te weinig uren om een specialist in dienst te nemen voor de financiële administratie, maar wil je wel genieten van de voordelen van een specialist? Of zit je simpelweg niet te wachten op de verplichtingen die een werknemer met zich meebrengt? Dan is het de overweging waard om je gehele administratie uit te besteden bij een externe partij. Hierdoor profiteer je evengoed van de expertise en bespaar je jezelf de nadelen van een vast personeelslid.

Koppel Employes aan je boekhouding

Employes koppelen aan je boekhouding

Wie Employes gebruikt weet hoe gemakkelijk het is: zelf je salarisadministratie opzetten. Zonder al te veel moeite kun je de gegevens van je medewerkers wijzigen of toevoegen. En met slechts een paar drukken op de knop genereer je vervolgens de loonstroken en betaalbestanden. Het wordt nog gemakkelijker wanneer je vervolgens een koppeling legt met je digitale boekhouding. Op die manier worden de loonjournaalposten namelijk automatisch ingeboekt in je administratie.

De voordelen van het koppelen van Employes aan je boekhouding

  • Actueel inzicht in de kosten van je personeel
  • Besparing van tijd door de automatische koppeling
  • Je boekhouder of accountant kan gemakkelijk meekijken

Wat is Employes?

Employes is een veelgebruikte oplossing voor de verwerking van de salarisadministratie. Met slechts een paar muisklikken kun je in de online omgeving van Employes gemakkelijk een nieuwe medewerker of stagiair toevoegen. Nadat jij, of je nieuwe medewerker alle persoonsgegevens hebt ingevoerd, kun je via Employes automatisch een arbeidsovereenkomst of stageovereenkomst genereren. Dit gebeurd aan de hand van een vast format, maar je kunt er ook voor kiezen om hiervan af te wijken.  

Wanneer alle medewerkers zijn ingevoerd, voer je maandelijks in hoeveel uren deze medewerker heeft gedraaid en welke vergoeding daarvoor is afgesproken. Employes genereert op basis hiervan de loonstroken en zorgt er tevens voor dat deze bij de juiste medewerkers terecht komen. Zo ben je er zeker van dat de salarisadministratie tot in de puntjes geregeld is.

Hoe werkt de koppeling precies?

De salarisadministratie hangt natuurlijk nauw samen met de rest van je boekhouding. Om het overzicht te kunnen bewaren is het dan ook het makkelijkst om alles op één plek te hebben. Door een koppeling te leggen tussen Employes en het digitale boekhoudsysteem van Yuki is dit mogelijk. In slechts drie klikken zijn beide systemen namelijk aan elkaar gekoppeld; en is er sprake van een automatische invoer van de personeelskosten. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook geld.    

Je salarisadministratie direct doorgeboekt naar de digitale boekhouding

Zodra de loonstroken voor je medewerkers gegenereerd zijn in Employes kun je gemakkelijk de loonjournaalposten importeren in je Yuki-omgeving. Hierdoor houd je alles op één plek en heb je direct inzicht in je volledige boekhouding.

Wat heb je nodig?

Om een koppeling te kunnen leggen tussen je administratie en salarisadministratie heb je een geschikt boekhoudprogramma nodig. Een voorbeeld van zo’n boekhoudprogramma is het hiervoor genoemde Yuki, het systeem waar wij mee werken. Met Yuki heb je ten alle tijde inzicht in je financiële situatie, bovendien kan je boekhouder gemakkelijker monitoren of de administratie kloppend is. Zo ben je verzekerd van een administratie die tot in de puntjes geregeld is.

Ontdek alles over onze werkwijze wanneer je geïnteresseerd bent in het opzetten van een digitale boekhouding,

Hulp nodig bij het digitaliseren van de boekhouding?

Maak je op dit moment nog geen gebruik van een digitale administratie? Wij gaan graag met je in gesprek en vertellen je dan alles over digitaal boekhouden; maar ook over alle andere koppelingen die mogelijk zijn. Je kunt bij ons op kantoor zelfs oefenen in een speciaal daarvoor ingerichte testomgeving, zodat we je ter plaatse ondersteuning kunnen bieden.

Neem contact met ons op om vrijblijvend advies in te winnen of een afspraak te plannen.

Een salarisadministratie opzetten

Een salarisadministratie opzetten

Alles wat je moet weten om snel aan de slag te kunnen

Ondernemers die de ambitie hebben om hun eerste personeel in dienst te nemen worden al snel overspoeld met een zee aan verplichtingen. Het voeren van een salarisadministratie bijvoorbeeld. Het is ontzettend belangrijk dat je, nog voordat je een eerste personeelslid in dienst neemt, de administratie goed op orde hebt.

Vrijwel alle informatie die je daarvoor nodig hebt is te vinden op het internet. Toch doe je er verstandig aan om advies op maat in te winnen bij iemand die ervaring heeft op dit gebied. Zo weet je zeker dat alles op een juiste manier geregeld is en kom je niet voor onverwachtse verwachtingen te staan.

Voor wie zelf aan de slag wil is hieronder de volgende informatie te vinden:

Jezelf aanmelden als werkgever
De onderdelen van een salarisadministratie
De verplichtingen van een werkgever
Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Jezelf aanmelden als werkgever

Wie werkgever wil worden zal dat moeten melden bij de Belastingdienst; en de Belastingdienst zou de Belastingdienst niet zijn als ze hier geen formulier voor zou hebben. Door het formulier ‘Melding Loonheffing Aanmelding Werkgever’ in te vullen, geef je aan dat je iemand in dienst wilt nemen. Het is een kwestie van invullen en toesturen. Et voila!

Download hier het formulier ‘Melding Loonheffing Aanmelding Werkgever’

Nadat je alle informatie hebt doorgegeven aan de Belastingdienst ontvang je een aantal gegevens. Als het goed is ontvang je een:

  • Loonheffingsnummer;
  • Sectorcode;
  • Premie WHK;
  • Schema met de inleverdata voor aangiften loonheffingen.

Deze gegevens leggen het fundament voor het opzetten van een salarisadministratie. Je hebt deze gegevens namelijk later weer nodig bij het invullen van alle formulieren die je naar de Belastingdienst verstuurd.

De onderdelen van een salarisadministratie

Een salaris- of personeelsadministratie verschilt per bedrijf. Het is afhankelijk van de workflow en de ambities die je hebt als werkgever. Hoewel je het zo uitgebreid kunt doen als je zelf zou willen, bestaat een basis salarisadministratie in ieder geval uit de volgende zaken:

  • Loonstaten
  • Loonstroken
  • Jaaropgave

Wat staat er op een loonstaat?

Als werkgever ben je verplicht om voor iedere werknemer apart een loonstaat in te vullen. Hiervoor zijn voorgeschreven modellen gemaakt, deze zijn te vinden zijn op de website van de Belastingdienst. Op de loonstaat vermeld je alle gegevens die van belang zijn voor de loonbelasting, de premie volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen. Het gaat dan globaal om de volgende gegevens:

Download hier het model voor de loonstaat van 2018

  • Het loon in geld
  • Het loon in natura
  • Eventuele fooien
  • Reiskostenvergoedingen
  • De verschuldigde loonbelasting
  • Premies voor verzekeringen
  • NAW-gegevens van de medewerker
  • Het BSN-nummer van de medewerker

Wat staat er op een loonstrook?

De loonstrook is niets meer dan een een overzicht van de verdiensten van je werknemer. Je bent als werkgever verplicht om deze te delen met je werknemer. Op zo’n loonstrook staan in ieder geval de volgende gegevens:

  • De overeengekomen of gewerkte uren
  • Het tijdvak
  • Het brutoloon
  • De samenstelling van het loon (zoals een basisloon, prestatiebeloning en provisie)
  • Het minimumloon (ook indien de medewerker meer verdient dan dit bedrag)
  • Onkostenvergoedingen
  • Vakantierechten
  • Ingehouden loonbelasting, sociale premies en eventuele pensioenpremies
  • NAW-gegevens van de werknemer
  • BSN-nummer van de medewerker
  • Gegevens van de werkgever

Wat staat er op een jaaropgave?

De jaaropgave is niets meer dan een overzicht van de alle informatie rondom het uitbetaalde loon van een bepaald jaar. Het overzicht bevat onder andere informatie over de inhoudingen die zijn gedaan.  Het is als het ware een optelsom van alle loonstroken van dat jaar. Als werkgever ben je verplicht deze ieder jaar te delen met je werknemer. Een jaaropgave bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

  • Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen
  • De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
  • Het BSN-nummer
  • Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
  • De code 0 of 1 zodat de Belastingdienst kan zien of er bij de bepaling van de loonbelasting en premie volksverzekeringen wel (1) of geen (0) rekening is gehouden met de loonheffingskorting
  • Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting

De verplichtingen van een werkgever

Als kersverse werkgever heb je verschillende nieuwe verplichtingen die om de hoek komen kijken. Zo stelt de Belastingdienst het op prijs (lees: verplicht de Belastingdienst) dat je in ieder geval over de volgende gegevens van je werknemer beschikt:

  • Kopie ID kaart
  • NAW gegevens medewerker
  • Kopie getekend arbeidscontract
  • Ingevulde en getekende ‘Model Opgaaf’ gegevens voor de loonheffingen

Download hier het model voor de opgaaf van de loonheffingen

Omdat deze gegevens deel uit maken van je bedrijfsadministratie is het van belang om deze in ieder geval tot zeven jaar na het beëindigen van een dienstverband te bewaren.

Zoals eerder in dit artikel is benoemd, ben je ook verplicht om je werknemer van bepaalde documenten te voorzien. Zo ben je bijvoorbeeld verplicht een loonstrook te delen. In principe doe je dit iedere maand, tenzij er niets veranderd is in de situatie van de werknemer. Veranderd er wel iets dat relevant is voor de situatie van de werknemer, zoals de hoogte van het loon of veranderingen rondom de loonheffing, dan ben je verplicht dit aan hem of haar te melden door middel van een loonstrook. Naast de loonstrook ben je ook verplicht om de werknemer ieder jaar van een jaaropgave te voorzien.

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Voordat je begint met het opzetten van een salarisadministratie is het goed om na te gaan of je alles zelf wilt gaan doen. Heb je al een boekhouder of administratiekantoor, dan doe je er goed aan om te informeren naar de mogelijkheden die zij bieden.

Veel ondernemers geven er de voorkeur aan om hun salarisadministratie uit te besteden, ze houden hierdoor meer tijd over om te besteden aan hun onderneming. Bovendien zijn ze ervan verzekerd dat de salarisadministratie wordt uitgevoerd door iemand die goed op de hoogte is van de wet- en regelgeving rondom het voeren van een salarisadministratie. De regels veranderen namelijk jaarlijks en het kost veel tijd en moeite om op de hoogte te blijven.

Zelf een salarisadministratie aanleggen wordt daarentegen steeds makkelijker. Waar je vroeger nog alles in Excel moest zetten en zelf moest rekenen om je salarisadministratie bij te houden, is er tegenwoordig voldoende software te vinden die je hierbij kan helpen.

Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan: Easyflex, Asylon, Employes, Loket.nl of Nmbrs.

Hulp nodig bij het digitaliseren van de boekhouding?

Al deze systemen werken goed samen met het boekhoudprogramma waar wij, De Jong Administratieve Diensten, mee werken. Dit stelt jou als ondernemer in staat om je volledige boekhouding te digitaliseren waardoor je meer tijd over houdt om te ondernemen.

Wil je advies over het opzetten van een digitale administratie en salarisadministratie? Dan mag je altijd contact met ons opnemen.

Wij gaan graag met je in gesprek en vertellen je dan alles over digitaal boekhouden; maar ook over alle koppelingen die mogelijk zijn. Wist je bijvoorbeeld dat je ook je urenregistratie kunt koppelen aan ons digitaal boekhoudsysteem?

Neem contact met ons op om vrijblijvend advies in te winnen of een afspraak te plannen.

In 5 stappen gezond groeien met je bedrijf

Ontdek ons stappenplan