Algemene informatie

Bedrijfsruimte aan huis: welke kosten mag ik aftrekken?

Een kantoor aan huis, of toch niet?

Veel beginnende ondernemers komen voor de keuze te staan: werk ik vanuit huis of ga ik een bedrijfsruimte huren. Vanuit huis werken heeft natuurlijk zijn voordelen. Je staat niet in de file, hebt niet te maken met reistijd- of kosten en betaald geen extra huur of hypotheek. Aan de andere kant is er minder scheiding van werk en privé, en kan het minder professioneel ogen voor klanten. Over wat de juiste keuze is voor jouw onderneming, daar doen we in dit blog geen uitspraak over.  

Wel gaan we dieper in op de fiscale verschillen tussen beide. Wat kun je afschrijven en wat niet? Zijn er verschillen tussen een koop- of huurhuis? Wat is fiscaal gezien de beste keuze? 

Wanneer je op zoek bent naar het antwoord op deze vragen, lees dan vooral verder. 

Huur je een kantoor, dan zijn dit de aftrekposten.

Kies je er voor om niet vanuit huis te werken, maar een bedrijfsruimte te huren? Dan mag je in principe alle kosten die je daarbij maakt aftrekken van de winst die je maakt met je onderneming. Tot deze kosten behoren bijvoorbeeld:

  • De huur van de ruimte(s);
  • Eventuele verbouwingskosten;
  • Inrichtingskosten;
  • Afschrijving van inrichting, apparatuur en benodigdheden;
  • Nutsvoorzieningen zoals gas, water en elektra;
  • Verzekeringen;
  • Schoonmaakkosten.

Daarnaast kun je natuurlijk ook gewoon gebruik maken van de standaard aftrekposten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

  • ICT kosten (programma’s e.d.);
  • Drukwerk (visitekaartjes, briefpapier);
  • Kantoorbenodigdheden (nietjes, paperclips);
  • Vervoers- en verblijfskosten (zakelijke kilometers);
  • Marketing en PR-kosten (advertentiekosten e.d.);
  • Kennis en ontwikkeling (bijscholing, .

Bovenstaande kosten kun je in principe inclusief btw aftrekken, dat wil zeggen, mits je de btw niet van de voorbelasting af kunt trekken. Omdat je deze kosten kunt aftrekken, is het in veel gevallen vaak fiscaal voordelig om een bedrijfsruimte te huren in plaats van een kantoor aan huis te houden. Bij een kantoor aan huis heb je namelijk in veel mindere mate te maken met aftrekposten. 

Bedrijfsruimte aan huis in een koopwoning 

Wie denkt voordelig uit te zijn door één van de ruimtes in zijn koopwoning in te richten als kantoor, heeft het niet altijd bij het juiste eind. Niet alle kosten kunnen namelijk zomaar worden aangemerkt als aftrekpost. De Belastingdienst heeft verschillende criteria opgesteld waaraan een thuiskantoor in een koopwoning aan moet voldoen. Het zogenoemde zelfstandigheidscriterium en inkomenscriterium. Pas wanneer er aan deze eisen voldaan is, kan een deel van de kosten van de woning worden weggeschreven als aftrekpost.

Wat houdt het zelfstandigheidscriterium in?

Het zelfstandigheidscriterium wordt ook wel de zelfstandigheidseis genoemd. Het beschrijft waaraan de kantoorruimte aan huis moet voldoen om de kosten ervan als aftrekpost weg te kunnen schrijven. De kantoorruimte moet;

  • Een eigen ingang hebben
  • Voorzien zijn van een eigen sanitaire voorziening
  • Ook aan een ander verhuurd kunnen worden

Naast het zelfstandigheidscriterium geldt, voor ondernemers die een bedrijfsruimte willen houden in hun koopwoning, ook nog het inkomenscriterium. 

Wat houdt het inkomenscriterium in?

Voordat je het kantoor aan huis als aftrekpost kunt wegschrijven, is het van belang om aan het inkomenscriterium te voldoen. Met andere woorden, je moet als ondernemer kunnen aantonen dat je de kantoorruimte ook daadwerkelijk gebruikt om geld mee te verdienen. De werkruimte voldoet pas aan het inkomenscriterium als het inkomen voor een groot gedeelte in of vanuit deze ruimte verdient wordt. 

Is het kantoor aan huis je enige bedrijfsruimte? Dan moet het inkomen vanuit je onderneming voor ten minste 30% in de ruimte en voor ten minste 70% in of vanuit de ruimte verdient worden. Heb je echter nog een andere bedrijfsruimte, naast het kantoor aan huis? Dan moet het inkomen voor ten minste 70% in het kantoor aan huis verdient worden.

Bedrijfsruimte aan huis in een huurwoning

Is er sprake van een kantoor aan huis in een huurwoning? Dan zijn de regels wat soepeler en is het eenvoudiger om de kantoorruimte op te geven als aftrekpost. In tegenstelling tot bij een koopwoning is er bij een huurwoning namelijk geen sprake van een zelfstandigheid- en inkomenscriterium.  Het opgeven van je bedrijfsruimte als aftrekpost is dan ook een stuk makkelijker. Je kunt dit op twee manieren doen. De woning kun je etiketteren of administratief splitsen. 

Administratief splitsen of etiketteren?

Wanneer je de woning etiketteert, geef je aan dat het huurrecht van de woning behoort tot het ondernemingsvermogen. Wanneer je hiervoor kiest is het verstandig om de huur te voldoen vanaf je zakelijke rekening. In de meeste gevallen is etiketteren het voordeligst. Er bestaat echter ook de mogelijkheid om de woning administratief te splitsen. Bestaat minder dan 10% van de woning uit kantoorruimte? Dan is het administratief splitsen van de woning voordeliger. Wat als kantoor wordt aangemerkt en wat niet, is niet altijd even duidelijk. Staat je bureau in de woonkamer, dan kan in principe de hele woonruimte worden toegeschreven aan het aantal vierkante meter kantoor. Hierdoor zit je al gauw boven de 10%, waardoor in de praktijk vaak gekozen wordt voor de optie om te woning te etiketteren. 

Rekenhulp werkruimte

Wil je zeker weten of je in jouw situatie in aanmerking komt voor bepaalde aftrekposten? Dan kun je gebruik maken van de rekenhulp werkruimte, die de Belastingdienst hiervoor in het leven heeft geroepen. Je vult in wat op jou van toepassing is en ziet vervolgens direct of je recht hebt op aftrekposten.

Wat te doen als een factuur niet betaald wordt?

Hoe ga je om met wanbetalers?

Wanneer je netjes en op tijd je product of dienst hebt geleverd aan de klant, ga je er vanuit dat deze de bijbehorende factuur volgens afspraak voldoet. Helaas is dit niet altijd het geval. Iedere ondernemer krijgt op een gegeven moment te maken met klanten die niet op tijd, of zelfs helemaal niet betalen. Dat is natuurlijk ontzettend vervelend. Met name wanneer je naast je kostbare tijd ook producten hebt geleverd aan de betreffende klant.

In deze blog lees je alles over de stappen die je kunt nemen om alsnog je geld te ontvangen.

Betalingstermijn factuur verstreken

Je kunt de stappen die we in dit blog noemen pas nemen op het moment dat het betalingstermijn is verstreken. Daarbij is het goed om te kijken wat het betalingstermijn is. Voor particulieren wordt er vaak een betalingstermijn van veertien dagen gehanteerd, waar het in de zakelijke markt gebruikelijker is om een termijn van dertig dagen aan te houden. Je kunt hier natuurlijk van afwijken, maar daar zitten wel enkele voorwaarden aan.

Betalingstermijn particulieren

Voor overeenkomsten met particulieren is geen wettelijke betalingstermijn vastgelegd. De enige voorwaarde voor de betalingstermijn aan particulieren, is dat het termijn redelijk is. Daarnaast moet je deze natuurlijk vastleggen in het contract, de overeenkomst of benoemen in de algemene voorwaarden. Wanneer je voor de laatste optie kiest, zorg er dan wel voor dat je op de overeenkomst verwijst naar de algemene voorwaarden. 

Betalingstermijn bedrijven

Voor overeenkomsten in de zakelijke markt gelden er andere regels. Wanneer er geen termijn is overeengekomen, dan geldt er een standaard termijn van dertig dagen.  Hiervan is sprake wanneer er geen termijn genoemd wordt op de offerte, het contract, de overeenkomst of in de algemene voorwaarden. Bedrijven mogen onderling een kortere of langere termijn overeenkomen, tot maximaal zestig dagen. Overheden zijn verplicht om binnen dertig dagen te betalen.

Eerste herinnering versturen

Wanneer je er zeker van bent dat alles rondom het betalingstermijn juist geregeld en gecommuniceerd is naar je klant en het termijn is verstreken, verstuur dan een eerste herinnering. Benoem hierin altijd de volgende zaken:

  • Het factuurnummer
  • De verstreken factuurdatum (vervaldatum)
  • Het te betalen bedrag
  • Eventuele klant- of ordernummer
  • Het termijn waarbinnen de betaling alsnog wordt verwacht

Ga er niet direct vanuit dat de klant kwade intenties heeft, het komt regelmatig voor dat facturen tussen de spam belanden of onbedoeld over het hoofd worden gezien. Wees in het begeleidend schrijven bij de herinnering daarom vriendelijk. 

Automatisch een herinnering versturen

Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s die aan klanten automatisch een herinneringen versturen, op het moment dat het betalingstermijn verstreken is. Snelstart bijvoorbeeld. In deze programma’s stel je zelf je betalingsherinnering in bij het aanmaken van facturen, na het verstrijken van het door jou bepaalde termijn, wordt de herinnering dan automatisch verstuurd aan je klant. Wil je meer informatie over de boekhoudprogramma’s neem dan contact met ons op

Voorbeeld betalingsherinnering

Wil je toch liever handmatig een herinnering versturen, dan kun je onderstaande tekst kopiëren voor eigen gebruik. 
___________________________

Geachte [naam debiteur],

Uit onze administratie blijkt dat bijgevoegde factuur [factuurnummer] van [factuurbedrag] nog niet door u is voldaan. De wettelijke betalingstermijn van 30 dagen is reeds verstreken. Ik wil u daarom vriendelijk verzoeken om binnen 5 dagen het openstaande bedrag over te maken op rekeningnummer [NL XX BANK XXXX XXXX XX] ten name van [rekeningnaam].

Indien uw betaling deze e-mail heeft gekruist, dan kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]

[jouw zakelijk e-mail handtekening]

___________________________

Neem telefonisch contact op met de klant

Wanneer er niet gereageerd wordt op de eerste herinnering, neem dan telefonisch contact op met de betreffende klant. Persoonlijk contact rondom facturen is niet alleen belangrijk, maar vaak ook effectief. Nogmaals, in veel gevallen is het uitblijven van een betaling geen onwil van de klant. 

Geef in het telefoongesprek aan dat de klant in gebreke is en communiceer duidelijke afspraken over de betaling. Blijkt uit het telefoongesprek dat de klant wel wil, maar niet kan betalen, maak dan afspraken over een betalingsregeling. Zorg er wel voor dat je de gemaakte afspraken schriftelijk toestuurt, zodat er geen onduidelijkheden kunnen ontstaan.  

Verstuur een tweede herinnering 

Wordt er niet gereageerd op de eerste betalingsherinnering en is er geen telefonisch contact mogelijk? Dan is het tijd om een tweede herinnering te versturen. In deze herinnering mag je iets dringender zijn. We zijn ondertussen immers voorbij het punt om vriendelijk te blijven. Vermeld net als bij de eerste herinnering:

  • Het factuurnummer
  • De verstreken factuurdatum (vervaldatum)
  • Het te betalen bedrag
  • Eventuele klant- of ordernummer
  • Het termijn waarbinnen de betaling alsnog wordt verwacht 

Geef hierbij echter ook aan dat, wanneer betaling uitblijft, je de vordering uit handen geeft aan een incassobureau en de wettelijke incassokosten in rekening brengt.  

Voorbeeld tweede betalingsherinnering

Wil je tweede herinnering versturen en maak je geen gebruik van een geautomatiseerd systeem, dan kun je onderstaande tekst kopiëren voor eigen gebruik. 

___________________________

Geachte [naam debiteur],

Ondanks een eerdere herinnering blijkt uit onze administratie dat bijgevoegde factuur [factuurnummer] van [factuurbedrag] nog niet door u is voldaan. We willen u erop wijzen dat de betaaltermijn van deze facturen verstreken is en verzoeken u vriendelijk doch dringend om de betaling zo spoedig mogelijk te voldoen.

Mochten de betalingen en deze herinnering elkaar kruisen, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen. Wanneer betaling uitblijft, zullen wij de vordering uit handen moeten geven aan een incassobureau en de wettelijke incassokosten in rekening brengen.

Met vriendelijke groet,

[jouw naam]

[jouw zakelijk e-mail handtekening]

___________________________

Breng de wettelijke incassokosten in rekening

Is de factuur na de tweede herinnering nog steeds niet betaald? Dan mag je incassokosten in rekening brengen. Dit zijn de wettelijke incassokosten waarnaar je in de tweede herinnering verwijst. De hoogte van deze kosten zijn vastgesteld via de Wet Incassokosten (WIK). Het minimum bedrag aan incassokosten is 40 euro en het maximumbedrag is 6.775 euro. 

Het uiteindelijke bedrag aan incassokosten dat je kunt doorberekenen aan de te laat betalende klant hangt af van de hoogte van het factuurbedrag. In het tabel hieronder staan de wettelijk vastgestelde percentages. Je kunt ook gebruikmaken van deze rekentool om te berekenen wat een klant jou verschuldigd is. 

Factuurbedrag     Percentage incassokosten 
Over de eerste €2.500     15% met een minimum van €40
Over de volgende €2.500     10%
Over de volgende €5.000 5%
Over de volgende €190.000     1%
Over de rest van het bedrag 0,5% met een maximum van €6.775

 

Het inschakelen van incassobureau of deurwaarder

Wanneer een betaling ondanks al je inspanning uitblijft, doe je er verstandig aan om de vordering uit handen te geven. Je kunt hiervoor verschillende partijen benaderen, denk aan een incassobureau of deurwaarder.

Het inschakelen van een incassobureau

Een incassobureau verstuurt brieven aan jouw debiteur met dwingend verzoek tot betaling, maar deze heeft geen wettelijke dwangmiddelen om een betaling af te dwingen. Hij berekent de wettelijk incassokosten door en vraagt hiervoor een vergoeding. In veel gevallen, als betaling uitblijft, schakelt een incassobureau voor jouw dossier een deurwaarder in om een gerechtelijke procedure te starten. Er zijn veel partijen die dit op no-cure no-pay basis aanbieden.

Het inschakelen van een deurwaarder

Een deurwaarder heeft meer mogelijkheden dan een incassobureau, in tegenstelling tot een incassobureau, kan een deurwaarder namelijk een gerechtelijke procedure starten. Daarnaast kan een deurwaarder gebruikmaken van dwangmiddelen als beslaglegging of de verkoop van goederen van de debiteur. 

Voorkomen van te laat betalende klanten

Zoals altijd is voorkomen beter dan genezen. Niemand vindt het leuk om een incassobureau of deurwaarder in te moeten schakelen voor een vordering. Als ondernemer is het daarom belangrijk dat je de facturatieproces optimaal hebt ingesteld. Duidelijke communicatie over betalingstermijnen, geen verkeerde of ontbrekende data, een juiste verwijzing naar je algemene voorwaarden en ga zo maar door.

Om fouten te voorkomen adviseren we je om het hele proces te automatiseren, zodat je er zeker van bent dat alles tot in de puntje geregeld is bij iedere opdracht of order. Zoals eerder genoemd bieden Yuki en Snelstart deze mogelijkheden. Wanneer je meer informatie wenst te ontvangen over deze boekhoudprogramma’s kun je contact met ons opnemen. Wij vertellen je er graag alles over.

Investeringsaftrek: dat wil je niet mislopen

Waar is investeringsaftrek voor bedoeld?

Investeringsaftrek is bedoeld om ondernemers te stimuleren te investeren in hun bedrijf. Wanneer je als ondernemer investeert in bedrijfsmiddelen, kun je onder bepaalde voorwaarden gebruik maken van de investeringsaftrek. Met het toepassen van een investeringsaftrek verlaag je de fiscale winst, waardoor je onderaan de streep dus minder belasting betaalt. 

Er zijn drie verschillende vormen van investeringsaftrek:

Hoe dat precies werkt? In dit blog gaan we daar dieper op in. Let wel op, de voorwaarden voor investeringsaftrek zijn vrij complex.  De bedragen die in dit blog genoemd worden zijn gebaseerd op de bedragen die door de Belastingdienst zijn vastgesteld voor boekjaar 2020. Deze kunnen per jaar verschillen. We adviseren je om contact te zoeken met je boekhouder of accountant bij het toepassen van de investeringsaftrek. Zo voorkom je dat je op een later tijdstip de aftrek moet terugbetalen.

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA)

De kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (ook wel de KIA genoemd) is een aftrekpost die je kunt toepassen bij de aanschaf van algemene bedrijfsmiddelen. Je kunt hierbij denken aan een nieuwe computer, gereedschap of meubilair voor je kantoor. Om voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek in aanmerking te komen moet je aan een aantal voorwaarden voldoen. 

Voorwaarden toepassing KIA

Binnen de KIA is het minimum investeringsbedrag per bedrijfsmiddel vastgesteld op €450. Bedragen lager dan €450,- kunnen dan ook niet worden meegenomen in de aftrek. Bij de aanschaf van bedrijfsmiddelen is het goed om hier rekening mee te houden. In sommige gevallen kan het voordelig zijn om nét iets meer uit te geven.  

Daarnaast is het, om in aanmerking te komen voor de KIA van belang dat het totale investeringsbedrag tussen de €2.400 en €323.544 ligt. Het totale investeringsbedrag is de totaalsom van alle investeringen van dat jaar bij elkaar opgeteld. Het percentage van de investeringsaftrek, voor investeringen vanaf €2.400, is voor 2020 vastgesteld op 28% van het investeringsbedrag. Daarbij geldt er een maximale aftrek van in totaal €16.307.

Investeer je meer dan €107.849? Dan vermindert de investeringsaftrek met 7,56% van het deel van het investeringsbedrag dat daarboven komt. Wie meer dan € 323.544 investeert heeft hierdoor dan ook geen recht meer op de investeringsaftrek.  

Tabel kleinschaligheidsinvesteringsaftrek 2020

Investering Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek
niet meer dan € 2.400 0%
€ 2.401 t/m € 58.238 28% van het investeringsbedrag
€ 58.239 t/m € 107.848 € 16.307
€ 107.849 t/m € 323.544 € 16.307 verminderd met 7,56% van het deel van het investeringsbedrag boven de € 107.848
meer dan € 323.544 0%

 

Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek toepassen bij een samenwerkingsverband?

Van bedrijven die deel uitmaken van een samenwerkingsverband wordt verwacht dat ze de investeringen bij elkaar op tellen. Met andere woorden, de hoogte van de investeringsaftrek wordt in dit geval gebaseerd op de totale investering van het samenwerkingsverband en niet op de investering van de afzonderlijke ondernemingen. Verder gelden voor een samenwerkingsverband dezelfde regels. 

Energie-investeringsaftrek (EIA)

De energie-investeringsaftrek (ook wel de EIA genoemd) is een aftrekpost die je kunt toepassen bij investeringen in energiebesparende bedrijfsmiddelen. De middelen die in aanmerking komen voor deze aftrekpost staan vermeld op de energielijst. De energielijst is het overzicht van de voor EIA kwalificerende bedrijfsmiddelen.

Gebruik maken van deze aftrekpost heeft een dubbel voordeel, aldus de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland: “de energiekosten gaan omlaag en je betaalt minder belasting”. 

Voorwaarden toepassing EIA

Binnen de EIA is het minimum investeringsbedrag per energiebesparend bedrijfsmiddel vastgesteld op €2.500. Bedragen lager dan €2.500 kunnen dan ook niet worden meegenomen in de aftrek. Bij de aanschaf van bedrijfsmiddelen is het goed om hier rekening mee te houden. In sommige gevallen kan het voordelig zijn om nét iets meer uit te geven.  

De uiteindelijke aftrek bedraagt 45% van het bedrag dat geïnvesteerd is. Waardoor de uiteindelijke kosten van de investering bijna gehalveerd worden. Gebruiken maken van deze aftrekpost kan dan ook erg interessant zijn. 

Het maximale investeringsbedrag binnen de EIA is voor de meeste ondernemers niet relevant. Deze bedraagt namelijk €122 miljoen.

Welke kosten komen in aanmerking? 

Zoals eerder genoemd doe je er verstandig aan om te kijken naar de energiebesparende middelen die vermeld staan op de energielijst. Staat jouw geplande investering daartussen, dan kom je in aanmerking voor de investeringsaftrek.

Kosten die dan vergoed worden zijn:

  • Aanschafkosten
  • Voortbrengingskosten.
  • Gemaakte kosten van aanpassingen aan bestaande bedrijfsmiddelen
  • Kosten voor een energieadvies of EPA maatwerkadvies

Kosten die niet in aanmerking komen zijn:

  • Gemaakte kosten voor bedrijfsmiddelen die eerder zijn gebruikt.
  • Kosten voor grond, woningen, personenauto’s en vaartuigen die een andere bestemming hebben dan beroepsvervoer, dieren, effecten, vorderingen, goodwill, vergunningen, ontheffingen, concessies en andere publiekrechtelijke dispensaties.
  • Onderhoudskosten

Energie-investeringsaftrek in combinatie met subsidie?

Maak je gebruik van een investeringssubsidie voor de aanschaf van energiebesparende bedrijfsmiddelen? Dan moet je het totale subsidiebedrag aftrekken van de investering. Over het bedrag dat overblijft heb je dan mogelijk recht op de investeringsaftrek. De enige uitzondering op deze regel is Exploitatiesubsidie. Deze hoef je niet in mindering te brengen. 

Milieu-investeringsaftrek (MIA)

De milieu-investeringsaftrek (ook wel de MIA genoemd) is een aftrekpost die je kunt toepassen bij bedrijfsmiddelen die worden aangemerkt als milieu-investering.  De middelen die in aanmerking komen voor deze aftrekpost staan vermeld op de milieulijst. De milieulijst is het overzicht van de voor MIA kwalificerende bedrijfsmiddelen.

De overheid hoopt met de milieu-investeringsaftrek investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen stimuleren.

Voorwaarden toepassing MIA

Net als bij energie-investeringsaftrek is er ook bij de milieu-investeringsaftrek sprake van een minimum investering van €2.500 per bedrijfsmiddel. Bij de aanschaf van bedrijfsmiddelen is het goed om hier rekening mee te houden. In sommige gevallen kan het voordelig zijn om nét iets meer uit te geven. 

Er geldt hierbij een maximumbedrag van € 25 miljoen per belastingplichtige en per bedrijfsmiddel waarover MIA wordt verleend.

De mogelijke investeringen, die zijn opgenomen in de eerder genoemde milieulijst, zijn onderverdeeld in drie categorieën. Per categorie geldt een ander aftrekpercentage. Over de eerste categorie is het aftrekpercentage 36,0%, over categorie twee is het percentage 27% en over categorie drie 13,5%.

Wie gebruik wil maken van de MIA, moet rekening houden met een aantal praktische zaken. Zo mag het milieuvriendelijke bedrijfsmiddel bijvoorbeeld niet eerder gebruikt zijn. Ook moet je er rekening mee houden dat je deze aftrekpost niet kunt combineren met de energie-investeringsaftrek. Let er tevens op dat je, wanneer je gebruik wenst te maken van de MIA, de investering tijdig meldt bij het RVO.

Dubbel voordeel: MIA combineren met de VAMIL

Een andere regeling, welke eveneens betrekking heeft op milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen, dat is de VAMIL (Willekeurige afschrijving milieu-investeringen). In de praktijk worden beide vaak gecombineerd gebruikt. De middelen die in aanmerking komen voor de VAMIL staan dan ook op dezelfde milieulijst als die van de MIA. 

Waar de MIA ondernemers in staat stelt de fiscale winst te verlagen, stelt de VAMIL ondernemers in staat om investeringen op een willekeurig moment af te schrijven. Door de bedrijfsmiddelen sneller af te schrijven wordt de fiscale winst vermindert, wat neerkomt om een lagere belastingaanslag. De willekeurige afschrijving vanuit de VAMIL is beperkt tot 75%. Andere voorwaarden die betrekking hebben op deze regeling zijn te vinden in de Brochure en Milieulijst 2020

Investeringsadvies?

Investeren. Het is één van de belangrijkste activiteiten binnen je onderneming. De juiste investering is immers een voedingsbodem voor het toekomstige succes van je bedrijf. Door gebruik te maken van investeringsaftrek wordt dat allemaal een stuk interessanter. De regelgeving hieromtrent is echter complex. Wanneer je niet dagelijks te maken hebt dergelijke regelingen gaat er veel tijd in zitten. Moet je het dan maar laten? Nee. Laten we eerlijk zijn, niemand wil er achteraf achter komen dat hij fiscale voordelen is misgelopen.  We adviseren je dan ook om contact te zoeken met je boekhouder of account bij het toepassen van de investeringsaftrek. Zo weet je zeker dat alles goed geregeld is.

KPI’s bepalen voor je bedrijf

Wat is een KPI?

Als het goed is ben je als ondernemer altijd bezig met de groei van je bedrijf. De cijfers van het bedrijf zijn daarbij van essentieel belang, maar wat zeggen die nou eigenlijk? Op zichzelf niet zo heel veel. Cijfers worden pas echt interessant wanneer je er betekenis aan geeft. Dat kan bijvoorbeeld door met KPI’s (voluit: kritieke prestatie-indicatoren) te gaan werken.

KPI’s zijn de specifieke variabelen die nodig zijn om de prestaties van je ondernemingen op een effectieve manier te analyseren. De KPI’s worden ook wel de kengetallen genoemd. Daarbij kun je denken aan de verkoop- en inkoop cijfers, maar bijvoorbeeld ook aan het aantal winkelbezoekers. Het soort KPI kan per bedrijf verschillen. 

Krijg je al zin om aan de slag te gaan met jouw eigen KPI’s, maar begrijp je er nog steeds helemaal niets van? 

Geen zorgen in deze blog leggen we precies uit: 

Om het helemaal duidelijk te maken halen we ook een voorbeeld uit de praktijk aan. 

Waarom je met KPI’s zou moeten werken

Ieder bedrijf heeft bepaalde doelstellingen voor de toekomst. Dat kan gaan om lange of korte termijn doelstellingen, doelstelling rondom de inkoop, verkoop of in sommige gevallen marketingdoelstellingen. Welke doelstellingen het ook zijn, om ze te behalen is het belangrijk de voortgang ervan nauwkeurig bij te houden en te monitoren. Om dit te kunnen doen is het belangrijk om met de kritieke prestatie indicatoren te werken.  

Door met realistische doelstellingen te werken en deze frequent te monitoren zul je meer grip krijgen op de groei van je bedrijf. Het klinkt misschien als een open deur, maar we benoemen het toch: je kunt sneller sturen als je inzichtelijk hebt gemaakt welke cijfers het succes van jouw bedrijf bepalen. 

Hoe je de KPI’s voor jouw bedrijf bepaald

Zoals hiervoor al kort benoemt, de juiste KPI’s worden vrijwel altijd afgeleid van de doelstellingen die jij voor jouw onderneming bepaald hebt. Bij het bepalen van doelstellingen geldt de regel dat ze volgens de SMART-methode geformuleerd worden. Hetzelfde geldt dan ook voor KPI’s. De SMART-methode houdt in dat een doelstelling of KPI specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden is. 

  • Specifiek: De KPI die je vaststelt voor je bedrijf moet helder geformuleerd zijn en niet voor meer dan één uitleg op te vatten zijn. Zo voorkom je misverstanden over het te bereiken doel.
  • Meetbaar: De KPI moet realtime gemeten kunnen worden zodat je tijdig kunt schakelen. Spreek bijvoorbeeld niet over een stijging van omzet in totale waarde, maar in procenten. Zo kun je op ieder moment kijken in hoeverre je op schema ligt.
  • Acceptabel: Is het een doelstelling waar je zelf achter staat? Zo niet, dan heeft het gebruik van een KPI weinig zin. Bij doelstelling waar je zelf niet achter staat is de kans van slagen namelijk vrij klein.
  • Realistisch: Kijk kritisch naar je doelstellingen en KPI’s, zijn ze realistisch? De wens om de omzet te laten stijgen met 15%, maar op hetzelfde moment minder uren vrijmaken voor je personeel, dat gaat vaak niet samen.
  • Tijdgebonden: Het is belangrijk dat je altijd een tijdsperiode definieert als het op de KPI’s aankomt. Een beginpunt en eindpunt dus. Alleen op die manier kun je in de gaten houden in hoeverre je op schema ligt of afwijkt ten aanzien van de uitgesproken verwachtingen. 

Wie zich aan bovenstaande richtlijnen houdt bij het opstellen van doelstellingen en KPI’s zal direct kunnen zien wat de invloed van zijn inspanningen is. Wanneer er sprake is van een afwijking zal dat op ieder moment geconstateerd kunnen worden. Zo kun je tijdig schakelen en actie ondernemen wanneer dat nodig is.

Banner GroeiWaar een KPI verder aan dient te voldoen

Naast de eisen vanuit SMART-methode is het belangrijk dat de KPI’s die je vaststelt aan een aantal andere eisen voldoet:

  • Zorg dat de KPI periodiek meetbaar is (per uur/dag/week/maand).
  • Een goede KPI beïnvloedt direct het resultaat van de organisatie.
  • KPI’s moeten niet financieel gebonden zijn.
  • Less is more: 2 tot 4 zeer goed gedefinieerde KPI’s zullen voor meer focus zorgen dan het hebben van wel 15 KPI’s
  • Het is vaak goed voor je eigen motivatie om een doelstelling in meerdere stappen te behalen, deel de doelstellingen dan ook op in tussenfases.

Praktijkvoorbeeld van een KPI

Doelstelling:
In boekjaar 2020 is de omzet van bedrijf X inclusief inflatie minimaal gelijk aan de omzet in boekjaar 2019.

Belangrijkste doel:
2,3% stijging in de omzet

KPI:
Gemiddeld factuurbedrag

  • Specifiek: Gemiddeld factuurbedrag 2020 spiegelen aan die van 2019.
  • Meetbaar: Omzet delen door aantal facturen en vergelijken met voorgaand jaar.
  • Acceptabel: Een omzet die gelijk blijft is niet altijd wenselijk, maar wel acceptabel.
  • Realistisch: Als er geen wijzigingen hebben plaatsgevonden in de bedrijfsvoering, mag je er vanuit gaan dat het realistisch is. Eventueel kan er worden bijgestuurd door middel van speciale acties.
  • Tijdsgebonden: Tot en met het einde van 2020 wordt er gemeten.

Vanzelfsprekend is het gemiddelde factuurbedrag niet de enige KPI die bovenstaande doelstelling meet. Dit is slechts een voorbeeld ter inspiratie.

KPI’s effectief monitoren

Wil je na het lezen van deze blog zelf aan de slag gaan met KPI’s? Er zijn verschillende tools die het mogelijk maken om de KPI’s te visualiseren en te koppelen aan de realtime cijfers van je bedrijf. Groei van de Jong Administratieve Diensten is hiervan een voorbeeld. Via deze tool kun je in jouw eigen groei-omgeving de KPI’s bepalen, zodat je deze te allen tijde kunt monitoren. Benieuwd naar de mogelijkheden? Je leest er alles over in de blog: Groei: aansturen op resultaat.

 

 

Iemand aannemen voor de financiële administratie?

Vaak start je een bedrijf alleen of met een compagnon. Naarmate het bedrijf groeit, groeien ook de administratieve lasten. Je komt dan op een punt waarop je moet beslissen of je hiervoor personeel wilt aannemen of niet. Aan beide keuzes zitten zowel voor- als nadelen. In deze blog leggen we je uit wat je precies kunt verwachten en waar je rekening mee moet houden wanneer je overweegt iemand aan te nemen voor de financiële administratie.  Zo kun je zelf een goede en  weloverwogen beslissing maken.

Hoeveel uur ben je kwijt aan de administratie?

Vanzelfsprekend ben je (te)veel tijd kwijt aan de administratie, anders zou je niet overwegen om iemand voor dit werk in dienst te nemen. Voordat je iemand in dienst neemt, is belangrijk om na te gaan hoeveel uur je precies kwijt bent aan de financiële administratie. Op basis daarvan kun je namelijk nagaan hoeveel uur werk je iemand te bieden hebt. Wel zo handig, in je zoektocht naar een geschikte werknemer. Je mag er daarbij van uitgaan dat iemand die zich alleen met de administratie bezighoudt, sneller en efficiënter werkt dan jijzelf. Wat jij in tien uur doet, zou een administratief medewerker in acht uur moeten kunnen.

Een uitvoerend medewerker of een specialist die met je meedenkt

Wanneer het voor jezelf duidelijk is hoeveel uren aan werklast de administratie met zich meebrengt, is het belangrijk om na te gaan wat voor type werknemer je zoekt. Zoek je iemand die alleen de standaard zaken regelt? Zaken zoals de aangifte van de inkomstenbelasting, het bijhouden van de salarisadministratie en het beheren van de debiteuren en crediteuren. Of zoek je iemand die hetzelfde doet, maar daarnaast ook op strategisch niveau (pro-actief) meedenkt en je adviseert over relevante fiscale voordelen en een gezonde groei van het bedrijf? Vanzelfsprekend kennen beide type werknemers een eigen prijskaartje.

Een werknemer met een uitgebreide kennis van het fiscale stelsel vraagt vaak een hoger uurloon dan een werknemer die alleen het broodnodige doet.

Is je financiële administratie relatief klein en kan het in een paar uur worden bijgehouden, dan kun je jezelf afvragen of een ervaren administratief medewerker hier überhaupt zijn hand voor omdraait. Het merendeel van deze specialisten zal kiezen voor een loondienst waarin ze minimaal 28 uur kunnen werken. Geef ze eens ongelijk!

Een administratief medewerker zonder bijzondere expertises hanteert vaak een lager uurloon. Bovendien zal dit type medewerker eerder genoegen nemen met een aantal uur per week. Een nadeel van dit type medewerker is het gebrek aan specialistische kennis.

Natuurlijk kun je deze kennis ook in huis kunnen halen door op regelmatige basis een externe expert te benaderen. Hou er dan wel rekening mee dat dit extra kosten met zich meebrengt. Om hierin een goede keuze te maken, doe je er goed aan om – nog voordat je iemand in dienst neemt – met zo’n specialist in gesprek te gaan. Deze kan je voorlichten over wat in jouw situatie de beste oplossing is

Wanneer je duidelijk in kaart hebt gebracht hoeveel uren je aan werk hebt liggen en weet welk type medewerker er het beste bij  jouw organisatie past, is het belangrijk om te bepalen wat je de medewerker gaat bieden. Bovendien is het belangrijk om alle consequenties van een werknemer tot je te nemen.

Een parttime of fulltime medewerker

Of je nu kiest voor een fulltime of parttime medewerker. Veel van de verplichtingen komen overeen. Medewerkers worden betaald op basis van het aantal uren en de vergoeding die daarvoor is afgesproken. Deze afspraken staan vast in het arbeidscontract en gelden zowel voor een fulltime- als parttime medewerker. Bij het aannemen van deze werknemers, krijg je als ondernemer te maken met enkele nadelige verplichting die wettelijk zijn vastgesteld.

Zo ben je verplicht om;

  • je werknemer door te betalen bij ziekte;
  • je werknemer door te betalen bij arbeidsongeschiktheid;
  • afspraken te maken over overuren;
  • regelingen te treffen ten aanzien van vakantiedagen;
  • en afspraken te maken over de duur van het contract.

In principe is het mogelijk om een verzekering af te sluiten voor ziekte en arbeidsongeschiktheid, deze dekt dan de kosten op het moment dat er iets met je werknemer gebeurd. Het is belangrijk dat je bij de overweging om iemand aan te nemen rekening houdt met dergelijke kosten. Bovendien komt, in het geval dat een werknemer ziek is, ook de arbodienst om de hoek kijken. En ook vanuit de CAO kunnen er nog enkele eisen gesteld worden. Financieel maakt dit het aannemen van een werknemer voor de boekhouding vrij complex. Je doet er goed aan om alle ins en outs op papier te zetten, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Een medewerker voor bepaalde of onbepaalde tijd

Wanneer je uiteindelijk de juiste persoon hebt gevonden is het belangrijk om na te denken over het type contract dat je diegene biedt. Er bestaan kort gezegd twee type contracten, voor bepaalde en onbepaalde tijd. Een voorbeeld van een contract voor bepaalde tijd is een jaarcontract. Let wel op, je mag een werknemer slechts drie contracten voor bepaalde tijd aanbieden. Wil je de werknemer langer aanhouden dan deze periode, dan ben je verplicht het contract om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.  Bij een contract voor onbepaalde tijd is er, zoals de naam al zegt, geen einddatum. Dit contract kent dus in principe geen einde. Er zijn slechts enkele redenen waarom je iemand in vast dienstverband mag ontslaan.

Iemand in vast dienstverband mag je ontslaan vanwege;

  • reorganisatie of andere bedrijfseconomische redenen;
  • langdurige ziekte;
  • frequent ziekteverzuim;
  • disfunctioneren
  • verwijtbaar handelen
  • gewetensbezwaar bij het werk
  • verstoorde arbeidsrelatie.

Let dus goed op of je deze verplichtingen wilt en kunt aangaan, alvorens je iemand vast in dienst neemt.

De salarisadministratie

Is de administratief medewerker die je overweegt aan te nemen, je eerste werknemer? Dan krijg je vanaf nu ook te maken met de salarisadministratie. Hoe je (of je nieuwe werknemer natuurlijk) die opzet? Dat kun je teruglezen in de blog: een salarisadministratie opzetten.

De financiële administratie uitbesteden

Heb je te weinig uren om een specialist in dienst te nemen voor de financiële administratie, maar wil je wel genieten van de voordelen van een specialist? Of zit je simpelweg niet te wachten op de verplichtingen die een werknemer met zich meebrengt? Dan is het de overweging waard om je gehele administratie uit te besteden bij een externe partij. Hierdoor profiteer je evengoed van de expertise en bespaar je jezelf de nadelen van een vast personeelslid.

De Fiscale Oudedagsreserve (FOR), wat is dat precies?

Een reserve voor later opbouwen

In tegenstelling tot iemand in die in loondienst werkt, kan het voor een zelfstandig ondernemer soms lastig zijn om een reserve voor later op te bouwen. Wanneer je als ondernemer namelijk geld opzij zet, gaat dat ten koste van eventuele bedrijfsinvesteringen. Vanzelfsprekend is dat nadelig voor de groei van je onderneming.  Toch is er wel degelijk een mogelijkheid voor ondernemers om geld opzij te zetten. Door gebruik te maken van de Fiscale Oudedagsreserve (in het kort: FOR) bijvoorbeeld.

Wat houdt de Fiscale Oudedagsreserve precies in?

De Fiscale Oudedagsreserve is in 1973 al in het leven geroepen. Daarmee is het één van de oudste fiscale regelingen van Nederland. Maar wat houdt de FOR nou precies in?

Heel simpel, het is een fiscaal voordeel dat het voor jou makkelijk maakt om op lange termijn een financiële buffer op te bouwen. Een buffer die je in een later stadium van je leven kunt gebruiken als aanvulling op de AOW.

Door gebruik te maken van de regeling kun je een deel van de fiscale winst aan de Oudedagsreserve toevoegen (doteren, noemt de belastingdienst dat). Over de bedragen die je aan de FOR toevoegt hoef je pas later belasting te betalen, bij het vrijvallen van de FOR.  Hierdoor kan de fiscale winst worden gedrukt, zonder dat het direct ten koste gaat van het bedrijfskapitaal. Dat kan in sommige gevallen best aantrekkelijk zijn.

Welke voorwaarden zitten er aan de FOR-regeling verbonden

De FOR-regeling is in het leven geroepen om ondernemers tegemoet te komen. Het is dan ook vanzelfsprekend dat je aan het urencriterium van 1225 uur moet voldoen. Dat is eigenlijk de belangrijkste voorwaarde. Daarnaast is er sprake van een maximumpercentage- en bedrag dat je jaarlijks aan de FOR mag toevoegen. De hoogtes hiervan verschillen per jaar.

 

In kalenderjaar 2019 mag je 9,44% van de winst toevoegen aan de Fiscale Oudedagsreserve met een maximumbedrag van €8.999.

 

Als je dit bedrag toevoegt aan de FOR, dan kun je dit in mindering brengen op je winst. Hierdoor betaal je per saldo minder belasting. De reserve die je opbouwt wordt dat als een fiscale reserve op de balans neergezet. Koop je lijfrente, dan wordt dit bedrag afgetrokken van de FOR die op de balans staat. Bij de uitbetaling van deze lijfrente wordt dan uiteindelijk belasting ingehouden. Het afsluiten van een lijfrente-polis heeft wel enkele nadelen. Zo zijn de kosten voor het afsluiten van een lijfrente-polis vrij hoog en is er weinig tot geen rendement.

De FOR-regeling is geheel vrijblijvend

De FOR is voor geen enkele ondernemer verplicht. Je mag ieder jaar zelf kiezen of en hoeveel winst je aan de FOR toevoegt. Zolang je maar binnen de hiervoor beschreven maximum bedragen blijft. Omdat de fiscale voordelen per jaar kunnen verschillen, is het te adviseren om ieder jaar opnieuw te bekijken of het gebruik van de FOR voordelig is.

Voor wie geldt de FOR niet?

De Oudedagsreserve is niet voor iedereen toepasbaar. De FOR-regeling geldt namelijk niet voor:

  • AOW-gerechtigden
  • VPB-ondernemers
  • Commandites
  • De fiscale partner

Wat gebeurd er wanneer mijn bedrijf stopt?

Zodra je besluit te stoppen met je onderneming, wordt de reserve die je hebt opgebouwd weer tot het inkomen gerekend. Dit brengt enkele gevolgen met zich mee. Zo zal de belastingheffing in het jaar dat je stopt hoger uitvallen. Ook is het mogelijk dat er sprake is van een verminderd recht op inkomensafhankelijke regelingen. Het is goed om vooraf uit te zoeken wat de gevolgen zijn van het stoppen met je onderneming.

Is de FOR gunstig voor jou?

Of het voor jouw situatie voordelig is om gebruik te maken van de FOR, dat hangt af van vele verschillende factoren. Overigens niet alleen van de fiscale voordelen. Wanneer je bijvoorbeeld tijdens de beginjaren van je bedrijf veel investeert, ben je juist gebaat bij een hoge winst. En zo zijn er nog meer factoren die meespelen bij de bepaling of de FOR gunstig is of niet. We adviseren je om je boekhouder te informeren naar jouw persoonlijke situatie. Heb je specifieke vragen rondom de FOR, neem dan contact op met Gerard de Jong via 0517-235 231.

Checklist: aangifte inkomstenbelasting

Wat moet je aanleveren voor de aangifte inkomstenbelasting?

Ieder jaar moeten alle Nederlanders voor 1 mei hun aangifte inkomstenbelasting indienen bij de Belastingdienst. Als klant van de Jong Administratieve Diensten hoef je dit niet zelf te doen. In principe regelen wij de aangifte voor al onze klanten. Om dit op een juiste en zorgvuldige manier te doen hebben we alleen wel de juiste gegevens nodig.  Om het iedereen zo makkelijk mogelijk te maken hebben we daarom de onderstaande checklist gemaakt. Zo kun je gemakkelijk afvinken welke gegevens je al hebt verzameld en welke gegevens je nog moet opzoeken.

Checklist: aangifte inkomstenbelasting

  • Jaaropgaven van alle bronnen van inkomsten
  • Jaaropgave AOV verzekering
  • WOZ waarde eigen woning
  • Jaaroverzicht Hypotheek
  • Overzicht betaalde alimentatie
  • Overzicht / jaaropgave betaalde premies voor lijfrenten
  • Overzicht van alle bezittingen
    (onroerende zaken, banksaldo’s, aandelen, niet vrijgestelde kapitaal verzekeringen, etc.)
  • Overzicht van alle schulden
    (banksaldo’s, kredieten/leningen/hypotheken etc.)
  • Heb je zorgkosten gehad welke niet vergoed zijn door zorgverzekeraar en buiten het eigen risico vielen?
  • Heb je giften gedaan?
    (Normaal, ANBI, SBBI)
  • Is er een voorlopige aanslag / teruggave?

Staan er gegevens op de checklist die niet van toepassing zijn op jouw situatie? Dan kun je deze natuurlijk direct afvinken!

Download de checklist

Wil je deze checklist liever uitprinten of opslaan op je computer? hier kun je de checklist downloaden in PDF-formaat.

Kleine Ondernemersregeling: wat gaat er veranderen?

Regeling voor kleine ondernemers wordt gewijzigd

De Belastingdienst heeft onlangs aangekondigd de huidige Kleine Ondernemersregeling (KOR) aan te zullen scherpen. Er komt dus een nieuwe variant op de KOR. Per 1 januari 2020 wordt de vernieuwde KOR officieel ingevoerd. In deze blog leggen we je precies uit wat het verschil is tussen de oude en de nieuwe regeling. Ook gaan we dieper in hoe dit van invloed is op jou, als kleine ondernemer.

Met de huidige voorwaarden heb je recht op de KOR:

  • wanneer je een natuurlijk persoon bent;
  • gevestigd bent in Nederland;
  • voldoet aan de administratieve verplichtingen;
  • wanneer je nadat de voorbelasting is afgetrokken minder dan 1.845 euro btw verschuldigd bent.

Huidige KOR-regeling sluit aan bij de afdracht

In de huidige situatie heeft de regeling dus betrekking op de afdracht. Zolang je niet teveel btw hoeft af te dragen word je door de Belastingdienst gezien als kleine ondernemer. Dit houdt echter ook in dat je bij een hoge omzet, alsnog als kleine ondernemer kan worden aangemerkt. Zolang je maar voldoende kosten maakt om de verschuldigde voorbelasting te drukken.

Nieuwe KOR-regeling toepasbaar bij omzet lager dan €20.000

Om het hiervoor genoemde te voorkomen, wordt er door de belastingdienst per 1 januari 2020 dus een nieuwe KOR toegepast. Een regeling die geldt voor natuurlijke- en rechtspersonen die jaarlijks minder omzetten dan twintigduizend euro. Deze nieuwe regeling heeft dus niet langer betrekking op de afdracht, maar op de omzet van de ondernemer.

Voordelen nieuwe KOR-regeling

Een groot voordeel van de nieuwe regeling is, dat ondernemers die gebruik maken van de KOR niet langer btw-aangiften hoeven te doen. Zij zijn dus ook gevrijwaard van de administratieve verplichtingen die hiermee gepaard gaan. Dit komt er in het kort op neer dat, wanneer jij er straks voor kiest om de KOR toe te passen, je geen btw hoeft door te berekenen aan je klant. Daar staat tegenover dat je de aan jou in rekening gebrachte btw ook niet mag aftrekken.

Hoewel de nieuwe Kleine Ondernemersregeling eenvoudiger is en behoorlijk wat administratie scheelt, is het maar de vraag of de KOR in alle gevallen ook financiële voordelen voor de kleinere onderneming gaat opleveren.

Alle gevolgen van de nieuwe KOR op een rijtje

  • Je doet geen btw-aangifte meer;
  • brengt geen btw meer in rekening bij klanten;
  • maar kunt ook de btw die andere ondernemers bij je in rekening brengen, niet meer aftrekken of terugvragen;
  • je moet je omzet wél bijhouden in je administratie.

Vanaf het moment dat je deelneemt aan de nieuwe Kleine Ondernemersregeling, geldt de vrijstelling voor ten minste 3 jaar.

Btw-regeling toepassen kan in sommige gevallen aantrekkelijker zijn

Het is de vraag of je er op vooruit gaat met deze nieuwe Kleine Ondernemingsregeling. Soms kan het toepassen van de normale btw-regels namelijk voordeliger zijn. Daarom heeft de KOR ook geen verplicht karakter. Het is aan de kleine ondernemer zelf om per geval te bekijken of het aantrekkelijk is de nieuwe KOR vanaf 1 januari volgend jaar toe te passen.

Situatie per geval bekijken

Twijfel je over wat voor jou de voordeligste oplossing is? Wij bekijken graag jouw persoonlijke situatie en adviseren je over wat verstandig is om te doen. Wanneer het nodig is vragen we de KOR voor je aan of passen we een andere oplossing toe. Neem hiervoor gerust contact met ons.

Met meer gemak een akkoord op je offerte

Succesvol offertes maken, hoe doe je dat?

Vraagt iemand een offerte aan bij jouw bedrijf, dan is dat natuurlijk een goed teken. Deze potentiële klant heeft een vraag en toont interesse in jouw dienst(en) of product(en). Er is dus al sprake van een zekere mate van betrokkenheid. Helaas vraagt een klant vaak meerdere offertes aan, bij verschillende concurrerende bedrijven. Bij een offerteaanvraag is dus nog niets zeker.

Veel ondernemers steken ontzettend veel tijd in het maken van offertes. Wanneer een opdracht dan niet doorgaat is dat verspilde tijd geweest. Maar door een offerte als een tijdrovende klus die niets oplevert te zien wordt het in ieder geval niet beter. Wat kun je dan wel doen?

Je kunt het ook van de positieve kant bekijken: iemand stelt je in de gelegenheid om je dienst of product te verkopen. Dit is hét moment om je te onderscheiden van al je concurrenten. Het is daarbij belangrijk dat de kwaliteit van je dienst of product al tijdens de overhandiging van de offerte naar voren komt. Je laat hiermee alvast de kwaliteit van je werk zien. Of het nu gaat om een digitale offerte of een fysieke. In deze blog gaan we dieper in op alle zaken die jou kunnen helpen om je te onderscheiden.

Hieronder vind je alles wat nodig is om een succesvolle offerte te maken:

Deze gegevens moeten in de offerte staan

In principe kun je een offerte zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Er zijn een aantal zaken die in ieder geval in de offerte moeten staan. Deze gegevens zijn wettelijk verplicht. Zonder deze gegevens is de offerte dan ook niet rechtsgeldig. Zorg er daarom voor dat je bij het maken van een offerte in ieder geval het volgende vermeld:

  • De bedrijfsgegevens
  • De gegevens van je klant
  • De offertedatum
  • Het offertenummer
  • Een samenvatting van alle werkzaamheden
  • Het uurloon of de totaalprijs
  • De geldigheidsduur van je offerte
  • Een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden

Wanneer je deze gegevens vermeld, laat je niets aan het toeval over.

Hoe maak je een offerte onderscheidend van de rest?

Natuurlijk wil je het liefst op een zo positief mogelijke manier opvallen tussen de offertes van je concurrentie.  Om dit te bereiken hebben we een aantal tips beschreven die je kunnen helpen bij het schrijven van winnende offertes.

Tip 1: Besteed uitgebreid aandacht aan de offertebeschrijving

Het begeleidend schrijven is één van de belangrijkste aandachtspunten bij het maken van een offerte. Wanneer de klant namelijk het idee heeft dat je hem of haar begrijpt, zal er veel meer vertrouwen ontstaan in de samenwerking die jullie aangaan.

Bovendien wil je niets aan het toeval overlaten en onduidelijkheden voorkomen. Niets is zo funest als wederzijdse verwachtingen die in een later stadium niet blijken te kloppen. Zorg er daarom voor dat je alle werkzaamheden goed specificeert. Zo weet een potentiële klant precies waar hij of zij aan toe is. Dat creëert niet alleen een vertrouwen bij de klant, het zorgt er ook voor dat je niet in een situatie terecht komt waarbij de klant achteraf zegt: “ik dacht dat dat bij de prijs inbegrepen was”.

Herhaal de vraag van de klant

Je doet er goed aan om in de offertebeschrijving of het begeleidend schrijven de vraag van de klant nog eens letterlijk te herhalen. Pas daarna vertel je op welke manier jouw bedrijf het probleem van de klant oplost. Het herhalen van de vraag zorgt er namelijk voor dat de klant zich begrepen voelt, je geeft eigenlijk aan dat je goed geluisterd hebt naar de wens van de klant.

Vertel wat over je bedrijf

Nadat je de vraag van de klant hebt herhaald, kun je dieper ingaan op de oplossing die je te bieden hebt. Dit is de uitgelezen kans om ook wat over je bedrijf te vertellen. Bijvoorbeeld aan de hand van opdrachten die lijken op die van de aanvrager van de offerte.

Hiermee geef je te kennen dat je recente ervaring hebt met de vraag van de klant. Let er wel op dat de voorbeelden die je gebruikt de offerte ondersteunen. Het is niet de bedoeling dat je alle recente opdrachten tot in detail beschrijft. De informatie moet relevant blijven voor de aanvrager van de offerte.

Leg nadruk op de oplossing

Het benoemen van een product of dienst is goed, maar het is nog beter om aandacht te schenken aan de oplossing die jouw product of dienst biedt. Om dit te verduidelijken hebben we een aantal voorbeelden:

  • Een klant die een boormachine koopt heeft niet zozeer behoefte aan een boormachine, hij wil een gat in zijn muur.
  • Een klant die koffiebonen koopt heeft niet zozeer behoefte aan koffiebonen, hij wil graag goede koffie drinken.
  • Een klant die ongediertebestrijding inschakelt heeft geen behoefte aan vergif, hij wil graag van het ongedierte af.

Kortom, voor een klant draait het minder om het specifieke product en meer om de oplossing die het product te bieden heeft. Wanneer je de oplossing benadrukt in het begeleidend schrijven van je offerte, is de kans veel groter dat de offerte succesvol is. Je laat hiermee namelijk zien dat je de klant begrijpt.

Wees zo volledig mogelijk

Hiervoor werd al een paar keer benoemt dat je eigenlijk niets aan het toeval wilt overlaten. Probeer dan ook zo specifiek mogelijk te zijn in je offerte. Wanneer het relevant is, geef dan bijvoorbeeld aan of de prijs inclusief of exclusief reistijd is. Lever je een dienst voor een bepaalde tijd, geef dan aan of er sprake is van een opzegtermijn. Ben je fotograaf en zit de nabewerking van de foto’s bij de prijs inbegrepen, laat het de klant weten. Kortom, wees zo transparant mogelijk over je dienst of product.

Maak gebruik van helder taalgebruik

Zorg er altijd voor dat je offerte op zo’n manier geschreven is dat de klant hem begrijpt. Vakjargon komt misschien professioneel over en laat zien dat je weet waar je over praat, maar probeer te voorkomen dat de klant niets van de offerte begrijpt. Ontkom je er niet aan om moeilijke begrippen te gebruiken? Zorg er dan voor dat je een korte toelichting geeft.

Gebruik bijlagen

Het is goed om de klant van uitgebreide informatie te voorzien rondom je dienst of product. Het is daarbij wel belangrijk om ervoor te waken dat de offerte niet wordt ondergesneeuwd door informatie die niet aan het doel van de offerte bijdraagt.

Probeer kort en bondig te blijven en maak anders gebruik van bijlagen om de informatie met je klant te delen. Hierbij valt te denken aan een informatiebrochure over de werkwijze van je bedrijf, of een sheet met specificaties van het product dat je levert, de algemene voorwaarden of eventueel een portfolio met recente voorbeelden uit de praktijk.

Tip 2: Besteed uitgebreid aandacht aan de opmaak

Naast de inhoud van de offerte is de vorm natuurijk ook van belang. Vooral wanneer het een fysieke offerte betreft is het belangrijk om goed na te denken over de presentatie van je offerte. Zo kun je bijvoorbeeld denken aan het papier dat je gebruikt. Een iets zwaarder papier voelt kwalitatief beter aan en draagt op die manier bij aan de kwaliteit die de potentiële klant ervaart op het moment dat hij of zij jouw offerte in handen heeft.

Maak gebruik van je huisstijl

Zorg er daarnaast voor dat de huisstijl van je bedrijf terugkomt in de offerte. Gebruik dezelfde lettertypes die je ook voor je andere uitingen gebruikt en zorg er voor dat je logo en bedrijfskleuren terugkomen in de offerte. De offerte die je verstuurd is als het ware een uitgebreid visitekaartje voor je bedrijf. Je mag hier best wat extra aandacht aan besteden.

Voeg je visitekaartje toe

Verstuur je een fysieke offerte, zorg er dan altijd voor dat je een visitekaartje meestuurt. Op die manier maak je het voor de klant makkelijk om te reageren op de offerte. Bovendien geef je de klant hiermee de mogelijkheid om je visitekaartje te bewaren voor latere offerteaanvragen.

OffertemapMaak gebruik van een offertemap

Wanneer je er helemaal zeker van wilt zijn dat je offerte opvalt tussen die van de concurrentie, kun je gebruik maken van een offertemap. Hiermee straal je niet alleen meer kwaliteit uit, een offertemap biedt ook ruimte om bijlagen mee te sturen met de offerte. Bovendien valt een offertemap goed op tussen de rest van de administratie van je potentiële klant. Hierdoor wordt de klant constant herinnerd aan jouw aanbod.

Tip 3: Controleer voor het versturen de verplichte gegevens

Hierboven zijn alle verplichte gegevens al benoemd. Zorg ervoor dat je bij het versturen van de offerte deze gegevens dubbel controleert. Een offerte versturen die niet rechtsgeldig is, dat is zonde van je tijd.

Maar besteed vooral ook extra aandacht aan de gegevens van je klant. Een naam die verkeerd gespeld is bijvoorbeeld, dat is voor sommige mensen al een reden om met een andere partij in zee te gaan. Het is simpelweg een vereiste dat alle gegevens juist zijn.

Wees de eerste die antwoord

Nu je precies weet hoe je de meeste winst uit je offerte kan halen,  hebben we nog een laatste tip als toegift, namelijk: wees snel met het versturen van de offerte. Zodra er een offerteaanvraag bij je binnenkomt, is het van belang om de klant zo snel mogelijk van een prijsopgaaf te voorzien. Ook hiermee laat je namelijk weer duidelijk zien wat de klant van jou kan verwachten. Je geeft te kennen dat je er een geen gras over laat groeien. De klant krijg hierdoor het idee dat, wanneer hij of zij voor jou kiest, je snel te werk gaat.

Vanzelfsprekend is het meest belangrijke dat de inhoud kloppend is en dat je geen fouten maakt in de offerte, maar wanneer dat gecontroleerd is doe je er dus goed aan om zo snel mogelijk te schakelen.

Offerte verstuurd en dan?

Oké, nog één tip dan. Wanneer de offerte verstuurd is, zorg er dan voor dat je na drie dagen contact opneemt met de klant om na te gaan of hij alles in goed orde ontvangen heeft. Je kunt dat moment gelijk gebruiken om eventuele vragen die de klant heeft te beantwoorden. Hiermee verhoog je de kans dat de klant ervoor kiest om met jou in zee te gaan. Bovendien laat je hiermee zien dat je een betrokken houding hebt en communicatie met de klant belangrijk vind. Het zou zonde zijn om zo’n kans te laten liggen.

Voorbeeldofferte downloaden

Heb je na het lezen van bovenstaande informatie nog behoefte aan een voorbeeldofferte? Dan kun je deze downloaden via onderstaande knop.

 

 

Kilometerregistratie, hoe werkt dat precies?

Zakelijk rijden zonder bijtelling

De kilometer- of rittenregistratie is er voor ondernemers die er wél voor kiezen om zakelijk te rijden, maar die geen bijtelling willen. Om hiervoor in aanmerking te komen wordt door de Belastingdienst de voorwaarde gesteld dat je niet meer dan 500 kilometers per jaar privé rijdt. Dit worden ook wel de ‘niet-zakelijke kilometers’ genoemd. Om te bewijzen dat je hieraan voldoet ben je verplicht om een kilometerregistratie of rittenregistratie bij te houden.

Digitale rittenregistratie?

Er zijn diverse digitale oplossingen om je kilometers en ritten op een gemakkelijke manier bij te houden.  Maar waar let je nou op bij het uitkiezen van een digitale oplossing? Heel simpel, bij het uitkiezen van een app of programma is het belangrijk om na te gaan of alle verplichte gegevens worden bijgehouden. Met andere woorden, kies altijd een systeem dat aan de eisen van de Belastingdienst voldoet.

De eisen die de Belastingdienst stelt aan een rittenregistratie

De Belastingdienst stelt verschillende eisen aan een kilometer- of rittenregistratie. Zo is het belangrijk dat je ten alle tijde de voertuiggegevens, periodegegevens en de ritgegevens paraat hebt. Onder voertuig- en periodegegevens vallen:

  • Het merk van de auto
  • Het type auto
  • De kentekengegevens van de auto
  • De periode waarin u de auto hebt gebruikt

Naast deze gegevens ben je dus ook verplicht om de ritgegevens bij te houden. Let goed op, je bent verplicht deze gegevens bij te houden voor iedere afzonderlijke rit. Deze ritgegevens bestaan uit:

  • Datum van de rit
  • De begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Het vertrek- en aankomstadres.
    (Had je een afspraak en reed je daar vanaf je werkadres heen en daarna weer terug, dan heb je dus twee ritten gemaakt.)
  • De route die je hebt gereden, als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
  • Of het een privérit is of een zakelijke rit
  • De privé-omrijkilometers
    (Wanneer er tijdens een rit zowel zakelijke als privé kilometers worden gereden)

 

In 5 stappen gezond groeien met je bedrijf

Ontdek ons stappenplan