Een salarisadministratie opzetten

Alles wat je moet weten om snel aan de slag te kunnen

Ondernemers die de ambitie hebben om hun eerste personeel in dienst te nemen worden al snel overspoeld met een zee aan verplichtingen. Het voeren van een salarisadministratie bijvoorbeeld. Het is ontzettend belangrijk dat je, nog voordat je een eerste personeelslid in dienst neemt, de administratie goed op orde hebt.

Vrijwel alle informatie die je daarvoor nodig hebt is te vinden op het internet. Toch doe je er verstandig aan om advies op maat in te winnen bij iemand die ervaring heeft op dit gebied. Zo weet je zeker dat alles op een juiste manier geregeld is en kom je niet voor onverwachtse verwachtingen te staan.

Voor wie zelf aan de slag wil is hieronder de volgende informatie te vinden:

Jezelf aanmelden als werkgever
De onderdelen van een salarisadministratie
De verplichtingen van een werkgever
Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Jezelf aanmelden als werkgever

Wie werkgever wil worden zal dat moeten melden bij de Belastingdienst; en de Belastingdienst zou de Belastingdienst niet zijn als ze hier geen formulier voor zou hebben. Door het formulier ‘Melding Loonheffing Aanmelding Werkgever’ in te vullen, geef je aan dat je iemand in dienst wilt nemen. Het is een kwestie van invullen en toesturen. Et voila!

Download hier het formulier ‘Melding Loonheffing Aanmelding Werkgever’

Nadat je alle informatie hebt doorgegeven aan de Belastingdienst ontvang je een aantal gegevens. Als het goed is ontvang je een:

• Loonheffingsnummer;
• Sectorcode;
• Premie WHK;
• Schema met de inleverdata voor aangiften loonheffingen.

Deze gegevens leggen het fundament voor het opzetten van een salarisadministratie. Je hebt deze gegevens namelijk later weer nodig bij het invullen van alle formulieren die je naar de Belastingdienst verstuurd.

De onderdelen van een salarisadministratie

Een salaris- of personeelsadministratie verschilt per bedrijf. Het is afhankelijk van de workflow en de ambities die je hebt als werkgever. Hoewel je het zo uitgebreid kunt doen als je zelf zou willen, bestaat een basis salarisadministratie in ieder geval uit de volgende zaken:

• Loonstaten
• Loonstroken
• Jaaropgave

Wat staat er op een loonstaat?

Als werkgever ben je verplicht om voor iedere werknemer apart een loonstaat in te vullen. Hiervoor zijn voorgeschreven modellen gemaakt, deze zijn te vinden zijn op de website van de Belastingdienst. Op de loonstaat vermeld je alle gegevens die van belang zijn voor de loonbelasting, de premie volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen. Het gaat dan globaal om de volgende gegevens:

Download hier het model voor de loonstaat van 2018

• Het loon in geld
• Het loon in natura
• Eventuele fooien
• Reiskostenvergoedingen
• De verschuldigde loonbelasting
• Premies voor verzekeringen
• NAW-gegevens van de medewerker
• Het BSN-nummer van de medewerker

Wat staat er op een loonstrook?

De loonstrook is niets meer dan een een overzicht van de verdiensten van je werknemer. Je bent als werkgever verplicht om deze te delen met je werknemer. Op zo’n loonstrook staan in ieder geval de volgende gegevens:

• De overeengekomen of gewerkte uren
• Het tijdvak
• Het brutoloon
• De samenstelling van het loon (zoals een basisloon, prestatiebeloning en provisie)
• Het minimumloon (ook indien de medewerker meer verdient dan dit bedrag)
• Onkostenvergoedingen
• Vakantierechten
• Ingehouden loonbelasting, sociale premies en eventuele pensioenpremies
• NAW-gegevens van de werknemer
• BSN-nummer van de medewerker
• Gegevens van de werkgever

Wat staat er op een jaaropgave?

De jaaropgave is niets meer dan een overzicht van de alle informatie rondom het uitbetaalde loon van een bepaald jaar. Het overzicht bevat onder andere informatie over de inhoudingen die zijn gedaan.  Het is als het ware een optelsom van alle loonstroken van dat jaar. Als werkgever ben je verplicht deze ieder jaar te delen met je werknemer. Een jaaropgave bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

• Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen
• De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
• Het BSN-nummer
• Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
• De code 0 of 1 zodat de Belastingdienst kan zien of er bij de bepaling van de loonbelasting en premie volksverzekeringen wel (1) of geen (0) rekening is gehouden met de loonheffingskorting
• Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting

De verplichtingen van een werkgever

Als kersverse werkgever heb je verschillende nieuwe verplichtingen die om de hoek komen kijken. Zo stelt de Belastingdienst het op prijs (lees: verplicht de Belastingdienst) dat je in ieder geval over de volgende gegevens van je werknemer beschikt:

• Kopie ID kaart
• NAW gegevens medewerker
• Kopie getekend arbeidscontract
• Ingevulde en getekende ‘Model Opgaaf’ gegevens voor de loonheffingen

Download hier het model voor de opgaaf van de loonheffingen

Omdat deze gegevens deel uit maken van je bedrijfsadministratie is het van belang om deze in ieder geval tot zeven jaar na het beëindigen van een dienstverband te bewaren.

Zoals eerder in dit artikel is benoemd, ben je ook verplicht om je werknemer van bepaalde documenten te voorzien. Zo ben je bijvoorbeeld verplicht een loonstrook te delen. In principe doe je dit iedere maand, tenzij er niets veranderd is in de situatie van de werknemer. Veranderd er wel iets dat relevant is voor de situatie van de werknemer, zoals de hoogte van het loon of veranderingen rondom de loonheffing, dan ben je verplicht dit aan hem of haar te melden door middel van een loonstrook. Naast de loonstrook ben je ook verplicht om de werknemer ieder jaar van een jaaropgave te voorzien.

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Voordat je begint met het opzetten van een salarisadministratie is het goed om na te gaan of je alles zelf wilt gaan doen. Heb je al een boekhouder of administratiekantoor, dan doe je er goed aan om te informeren naar de mogelijkheden die zij bieden.

Veel ondernemers geven er de voorkeur aan om hun salarisadministratie uit te besteden, ze houden hierdoor meer tijd over om te besteden aan hun onderneming. Bovendien zijn ze ervan verzekerd dat de salarisadministratie wordt uitgevoerd door iemand die goed op de hoogte is van de wet- en regelgeving rondom het voeren van een salarisadministratie. De regels veranderen namelijk jaarlijks en het kost veel tijd en moeite om op de hoogte te blijven.

Zelf een salarisadministratie aanleggen wordt daarentegen steeds makkelijker. Waar je vroeger nog alles in Excel moest zetten en zelf moest rekenen om je salarisadministratie bij te houden, is er tegenwoordig voldoende software te vinden die je hierbij kan helpen.

Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan: Easyflex, Asylon, Employes, Loket.nl of Nmbrs.

Hulp nodig bij het digitaliseren van de boekhouding?

Al deze systemen werken goed samen met het boekhoudprogramma waar wij, De Jong Administratieve Diensten, mee werken. Dit stelt jou als ondernemer in staat om je volledige boekhouding te digitaliseren waardoor je meer tijd over houdt om te ondernemen.

Wil je advies over het opzetten van een digitale administratie en salarisadministratie? Dan mag je altijd contact met ons opnemen.

Wij gaan graag met je in gesprek en vertellen je dan alles over digitaal boekhouden; maar ook over alle koppelingen die mogelijk zijn. Wist je bijvoorbeeld dat je ook je urenregistratie kunt koppelen aan ons digitaal boekhoudsysteem?

Neem contact met ons op om vrijblijvend advies in te winnen of een afspraak te plannen.