administratie

Iemand aannemen voor de financiële administratie?

Vaak start je een bedrijf alleen of met een compagnon. Naarmate het bedrijf groeit, groeien ook de administratieve lasten. Je komt dan op een punt waarop je moet beslissen of je hiervoor personeel wilt aannemen of niet. Aan beide keuzes zitten zowel voor- als nadelen. In deze blog leggen we je uit wat je precies kunt verwachten en waar je rekening mee moet houden wanneer je overweegt iemand aan te nemen voor de financiële administratie.  Zo kun je zelf een goede en  weloverwogen beslissing maken.

Hoeveel uur ben je kwijt aan de administratie?

Vanzelfsprekend ben je (te)veel tijd kwijt aan de administratie, anders zou je niet overwegen om iemand voor dit werk in dienst te nemen. Voordat je iemand in dienst neemt, is belangrijk om na te gaan hoeveel uur je precies kwijt bent aan de financiële administratie. Op basis daarvan kun je namelijk nagaan hoeveel uur werk je iemand te bieden hebt. Wel zo handig, in je zoektocht naar een geschikte werknemer. Je mag er daarbij van uitgaan dat iemand die zich alleen met de administratie bezighoudt, sneller en efficiënter werkt dan jijzelf. Wat jij in tien uur doet, zou een administratief medewerker in acht uur moeten kunnen.

Een uitvoerend medewerker of een specialist die met je meedenkt

Wanneer het voor jezelf duidelijk is hoeveel uren aan werklast de administratie met zich meebrengt, is het belangrijk om na te gaan wat voor type werknemer je zoekt. Zoek je iemand die alleen de standaard zaken regelt? Zaken zoals de aangifte van de inkomstenbelasting, het bijhouden van de salarisadministratie en het beheren van de debiteuren en crediteuren. Of zoek je iemand die hetzelfde doet, maar daarnaast ook op strategisch niveau (pro-actief) meedenkt en je adviseert over relevante fiscale voordelen en een gezonde groei van het bedrijf? Vanzelfsprekend kennen beide type werknemers een eigen prijskaartje.

Een werknemer met een uitgebreide kennis van het fiscale stelsel vraagt vaak een hoger uurloon dan een werknemer die alleen het broodnodige doet.

Is je financiële administratie relatief klein en kan het in een paar uur worden bijgehouden, dan kun je jezelf afvragen of een ervaren administratief medewerker hier überhaupt zijn hand voor omdraait. Het merendeel van deze specialisten zal kiezen voor een loondienst waarin ze minimaal 28 uur kunnen werken. Geef ze eens ongelijk!

Een administratief medewerker zonder bijzondere expertises hanteert vaak een lager uurloon. Bovendien zal dit type medewerker eerder genoegen nemen met een aantal uur per week. Een nadeel van dit type medewerker is het gebrek aan specialistische kennis.

Natuurlijk kun je deze kennis ook in huis kunnen halen door op regelmatige basis een externe expert te benaderen. Hou er dan wel rekening mee dat dit extra kosten met zich meebrengt. Om hierin een goede keuze te maken, doe je er goed aan om – nog voordat je iemand in dienst neemt – met zo’n specialist in gesprek te gaan. Deze kan je voorlichten over wat in jouw situatie de beste oplossing is

Wanneer je duidelijk in kaart hebt gebracht hoeveel uren je aan werk hebt liggen en weet welk type medewerker er het beste bij  jouw organisatie past, is het belangrijk om te bepalen wat je de medewerker gaat bieden. Bovendien is het belangrijk om alle consequenties van een werknemer tot je te nemen.

Een parttime of fulltime medewerker

Of je nu kiest voor een fulltime of parttime medewerker. Veel van de verplichtingen komen overeen. Medewerkers worden betaald op basis van het aantal uren en de vergoeding die daarvoor is afgesproken. Deze afspraken staan vast in het arbeidscontract en gelden zowel voor een fulltime- als parttime medewerker. Bij het aannemen van deze werknemers, krijg je als ondernemer te maken met enkele nadelige verplichting die wettelijk zijn vastgesteld.

Zo ben je verplicht om;

  • je werknemer door te betalen bij ziekte;
  • je werknemer door te betalen bij arbeidsongeschiktheid;
  • afspraken te maken over overuren;
  • regelingen te treffen ten aanzien van vakantiedagen;
  • en afspraken te maken over de duur van het contract.

In principe is het mogelijk om een verzekering af te sluiten voor ziekte en arbeidsongeschiktheid, deze dekt dan de kosten op het moment dat er iets met je werknemer gebeurd. Het is belangrijk dat je bij de overweging om iemand aan te nemen rekening houdt met dergelijke kosten. Bovendien komt, in het geval dat een werknemer ziek is, ook de arbodienst om de hoek kijken. En ook vanuit de CAO kunnen er nog enkele eisen gesteld worden. Financieel maakt dit het aannemen van een werknemer voor de boekhouding vrij complex. Je doet er goed aan om alle ins en outs op papier te zetten, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

Een medewerker voor bepaalde of onbepaalde tijd

Wanneer je uiteindelijk de juiste persoon hebt gevonden is het belangrijk om na te denken over het type contract dat je diegene biedt. Er bestaan kort gezegd twee type contracten, voor bepaalde en onbepaalde tijd. Een voorbeeld van een contract voor bepaalde tijd is een jaarcontract. Let wel op, je mag een werknemer slechts drie contracten voor bepaalde tijd aanbieden. Wil je de werknemer langer aanhouden dan deze periode, dan ben je verplicht het contract om te zetten naar een contract voor onbepaalde tijd.  Bij een contract voor onbepaalde tijd is er, zoals de naam al zegt, geen einddatum. Dit contract kent dus in principe geen einde. Er zijn slechts enkele redenen waarom je iemand in vast dienstverband mag ontslaan.

Iemand in vast dienstverband mag je ontslaan vanwege;

  • reorganisatie of andere bedrijfseconomische redenen;
  • langdurige ziekte;
  • frequent ziekteverzuim;
  • disfunctioneren
  • verwijtbaar handelen
  • gewetensbezwaar bij het werk
  • verstoorde arbeidsrelatie.

Let dus goed op of je deze verplichtingen wilt en kunt aangaan, alvorens je iemand vast in dienst neemt.

De salarisadministratie

Is de administratief medewerker die je overweegt aan te nemen, je eerste werknemer? Dan krijg je vanaf nu ook te maken met de salarisadministratie. Hoe je (of je nieuwe werknemer natuurlijk) die opzet? Dat kun je teruglezen in de blog: een salarisadministratie opzetten.

De financiële administratie uitbesteden

Heb je te weinig uren om een specialist in dienst te nemen voor de financiële administratie, maar wil je wel genieten van de voordelen van een specialist? Of zit je simpelweg niet te wachten op de verplichtingen die een werknemer met zich meebrengt? Dan is het de overweging waard om je gehele administratie uit te besteden bij een externe partij. Hierdoor profiteer je evengoed van de expertise en bespaar je jezelf de nadelen van een vast personeelslid.

Met meer gemak een akkoord op je offerte

Succesvol offertes maken, hoe doe je dat?

Vraagt iemand een offerte aan bij jouw bedrijf, dan is dat natuurlijk een goed teken. Deze potentiële klant heeft een vraag en toont interesse in jouw dienst(en) of product(en). Er is dus al sprake van een zekere mate van betrokkenheid. Helaas vraagt een klant vaak meerdere offertes aan, bij verschillende concurrerende bedrijven. Bij een offerteaanvraag is dus nog niets zeker.

Veel ondernemers steken ontzettend veel tijd in het maken van offertes. Wanneer een opdracht dan niet doorgaat is dat verspilde tijd geweest. Maar door een offerte als een tijdrovende klus die niets oplevert te zien wordt het in ieder geval niet beter. Wat kun je dan wel doen?

Je kunt het ook van de positieve kant bekijken: iemand stelt je in de gelegenheid om je dienst of product te verkopen. Dit is hét moment om je te onderscheiden van al je concurrenten. Het is daarbij belangrijk dat de kwaliteit van je dienst of product al tijdens de overhandiging van de offerte naar voren komt. Je laat hiermee alvast de kwaliteit van je werk zien. Of het nu gaat om een digitale offerte of een fysieke. In deze blog gaan we dieper in op alle zaken die jou kunnen helpen om je te onderscheiden.

Hieronder vind je alles wat nodig is om een succesvolle offerte te maken:

Deze gegevens moeten in de offerte staan

In principe kun je een offerte zo uitgebreid maken als je zelf wilt. Er zijn een aantal zaken die in ieder geval in de offerte moeten staan. Deze gegevens zijn wettelijk verplicht. Zonder deze gegevens is de offerte dan ook niet rechtsgeldig. Zorg er daarom voor dat je bij het maken van een offerte in ieder geval het volgende vermeld:

  • De bedrijfsgegevens
  • De gegevens van je klant
  • De offertedatum
  • Het offertenummer
  • Een samenvatting van alle werkzaamheden
  • Het uurloon of de totaalprijs
  • De geldigheidsduur van je offerte
  • Een verwijzing naar jouw algemene voorwaarden

Wanneer je deze gegevens vermeld, laat je niets aan het toeval over.

Hoe maak je een offerte onderscheidend van de rest?

Natuurlijk wil je het liefst op een zo positief mogelijke manier opvallen tussen de offertes van je concurrentie.  Om dit te bereiken hebben we een aantal tips beschreven die je kunnen helpen bij het schrijven van winnende offertes.

Tip 1: Besteed uitgebreid aandacht aan de offertebeschrijving

Het begeleidend schrijven is één van de belangrijkste aandachtspunten bij het maken van een offerte. Wanneer de klant namelijk het idee heeft dat je hem of haar begrijpt, zal er veel meer vertrouwen ontstaan in de samenwerking die jullie aangaan.

Bovendien wil je niets aan het toeval overlaten en onduidelijkheden voorkomen. Niets is zo funest als wederzijdse verwachtingen die in een later stadium niet blijken te kloppen. Zorg er daarom voor dat je alle werkzaamheden goed specificeert. Zo weet een potentiële klant precies waar hij of zij aan toe is. Dat creëert niet alleen een vertrouwen bij de klant, het zorgt er ook voor dat je niet in een situatie terecht komt waarbij de klant achteraf zegt: “ik dacht dat dat bij de prijs inbegrepen was”.

Herhaal de vraag van de klant

Je doet er goed aan om in de offertebeschrijving of het begeleidend schrijven de vraag van de klant nog eens letterlijk te herhalen. Pas daarna vertel je op welke manier jouw bedrijf het probleem van de klant oplost. Het herhalen van de vraag zorgt er namelijk voor dat de klant zich begrepen voelt, je geeft eigenlijk aan dat je goed geluisterd hebt naar de wens van de klant.

Vertel wat over je bedrijf

Nadat je de vraag van de klant hebt herhaald, kun je dieper ingaan op de oplossing die je te bieden hebt. Dit is de uitgelezen kans om ook wat over je bedrijf te vertellen. Bijvoorbeeld aan de hand van opdrachten die lijken op die van de aanvrager van de offerte.

Hiermee geef je te kennen dat je recente ervaring hebt met de vraag van de klant. Let er wel op dat de voorbeelden die je gebruikt de offerte ondersteunen. Het is niet de bedoeling dat je alle recente opdrachten tot in detail beschrijft. De informatie moet relevant blijven voor de aanvrager van de offerte.

Leg nadruk op de oplossing

Het benoemen van een product of dienst is goed, maar het is nog beter om aandacht te schenken aan de oplossing die jouw product of dienst biedt. Om dit te verduidelijken hebben we een aantal voorbeelden:

  • Een klant die een boormachine koopt heeft niet zozeer behoefte aan een boormachine, hij wil een gat in zijn muur.
  • Een klant die koffiebonen koopt heeft niet zozeer behoefte aan koffiebonen, hij wil graag goede koffie drinken.
  • Een klant die ongediertebestrijding inschakelt heeft geen behoefte aan vergif, hij wil graag van het ongedierte af.

Kortom, voor een klant draait het minder om het specifieke product en meer om de oplossing die het product te bieden heeft. Wanneer je de oplossing benadrukt in het begeleidend schrijven van je offerte, is de kans veel groter dat de offerte succesvol is. Je laat hiermee namelijk zien dat je de klant begrijpt.

Wees zo volledig mogelijk

Hiervoor werd al een paar keer benoemt dat je eigenlijk niets aan het toeval wilt overlaten. Probeer dan ook zo specifiek mogelijk te zijn in je offerte. Wanneer het relevant is, geef dan bijvoorbeeld aan of de prijs inclusief of exclusief reistijd is. Lever je een dienst voor een bepaalde tijd, geef dan aan of er sprake is van een opzegtermijn. Ben je fotograaf en zit de nabewerking van de foto’s bij de prijs inbegrepen, laat het de klant weten. Kortom, wees zo transparant mogelijk over je dienst of product.

Maak gebruik van helder taalgebruik

Zorg er altijd voor dat je offerte op zo’n manier geschreven is dat de klant hem begrijpt. Vakjargon komt misschien professioneel over en laat zien dat je weet waar je over praat, maar probeer te voorkomen dat de klant niets van de offerte begrijpt. Ontkom je er niet aan om moeilijke begrippen te gebruiken? Zorg er dan voor dat je een korte toelichting geeft.

Gebruik bijlagen

Het is goed om de klant van uitgebreide informatie te voorzien rondom je dienst of product. Het is daarbij wel belangrijk om ervoor te waken dat de offerte niet wordt ondergesneeuwd door informatie die niet aan het doel van de offerte bijdraagt.

Probeer kort en bondig te blijven en maak anders gebruik van bijlagen om de informatie met je klant te delen. Hierbij valt te denken aan een informatiebrochure over de werkwijze van je bedrijf, of een sheet met specificaties van het product dat je levert, de algemene voorwaarden of eventueel een portfolio met recente voorbeelden uit de praktijk.

Tip 2: Besteed uitgebreid aandacht aan de opmaak

Naast de inhoud van de offerte is de vorm natuurijk ook van belang. Vooral wanneer het een fysieke offerte betreft is het belangrijk om goed na te denken over de presentatie van je offerte. Zo kun je bijvoorbeeld denken aan het papier dat je gebruikt. Een iets zwaarder papier voelt kwalitatief beter aan en draagt op die manier bij aan de kwaliteit die de potentiële klant ervaart op het moment dat hij of zij jouw offerte in handen heeft.

Maak gebruik van je huisstijl

Zorg er daarnaast voor dat de huisstijl van je bedrijf terugkomt in de offerte. Gebruik dezelfde lettertypes die je ook voor je andere uitingen gebruikt en zorg er voor dat je logo en bedrijfskleuren terugkomen in de offerte. De offerte die je verstuurd is als het ware een uitgebreid visitekaartje voor je bedrijf. Je mag hier best wat extra aandacht aan besteden.

Voeg je visitekaartje toe

Verstuur je een fysieke offerte, zorg er dan altijd voor dat je een visitekaartje meestuurt. Op die manier maak je het voor de klant makkelijk om te reageren op de offerte. Bovendien geef je de klant hiermee de mogelijkheid om je visitekaartje te bewaren voor latere offerteaanvragen.

OffertemapMaak gebruik van een offertemap

Wanneer je er helemaal zeker van wilt zijn dat je offerte opvalt tussen die van de concurrentie, kun je gebruik maken van een offertemap. Hiermee straal je niet alleen meer kwaliteit uit, een offertemap biedt ook ruimte om bijlagen mee te sturen met de offerte. Bovendien valt een offertemap goed op tussen de rest van de administratie van je potentiële klant. Hierdoor wordt de klant constant herinnerd aan jouw aanbod.

Tip 3: Controleer voor het versturen de verplichte gegevens

Hierboven zijn alle verplichte gegevens al benoemd. Zorg ervoor dat je bij het versturen van de offerte deze gegevens dubbel controleert. Een offerte versturen die niet rechtsgeldig is, dat is zonde van je tijd.

Maar besteed vooral ook extra aandacht aan de gegevens van je klant. Een naam die verkeerd gespeld is bijvoorbeeld, dat is voor sommige mensen al een reden om met een andere partij in zee te gaan. Het is simpelweg een vereiste dat alle gegevens juist zijn.

Wees de eerste die antwoord

Nu je precies weet hoe je de meeste winst uit je offerte kan halen,  hebben we nog een laatste tip als toegift, namelijk: wees snel met het versturen van de offerte. Zodra er een offerteaanvraag bij je binnenkomt, is het van belang om de klant zo snel mogelijk van een prijsopgaaf te voorzien. Ook hiermee laat je namelijk weer duidelijk zien wat de klant van jou kan verwachten. Je geeft te kennen dat je er een geen gras over laat groeien. De klant krijg hierdoor het idee dat, wanneer hij of zij voor jou kiest, je snel te werk gaat.

Vanzelfsprekend is het meest belangrijke dat de inhoud kloppend is en dat je geen fouten maakt in de offerte, maar wanneer dat gecontroleerd is doe je er dus goed aan om zo snel mogelijk te schakelen.

Offerte verstuurd en dan?

Oké, nog één tip dan. Wanneer de offerte verstuurd is, zorg er dan voor dat je na drie dagen contact opneemt met de klant om na te gaan of hij alles in goed orde ontvangen heeft. Je kunt dat moment gelijk gebruiken om eventuele vragen die de klant heeft te beantwoorden. Hiermee verhoog je de kans dat de klant ervoor kiest om met jou in zee te gaan. Bovendien laat je hiermee zien dat je een betrokken houding hebt en communicatie met de klant belangrijk vind. Het zou zonde zijn om zo’n kans te laten liggen.

Voorbeeldofferte downloaden

Heb je na het lezen van bovenstaande informatie nog behoefte aan een voorbeeldofferte? Dan kun je deze downloaden via onderstaande knop.

 

 

Kilometerregistratie, hoe werkt dat precies?

Zakelijk rijden zonder bijtelling

De kilometer- of rittenregistratie is er voor ondernemers die er wél voor kiezen om zakelijk te rijden, maar die geen bijtelling willen. Om hiervoor in aanmerking te komen wordt door de Belastingdienst de voorwaarde gesteld dat je niet meer dan 500 kilometers per jaar privé rijdt. Dit worden ook wel de ‘niet-zakelijke kilometers’ genoemd. Om te bewijzen dat je hieraan voldoet ben je verplicht om een kilometerregistratie of rittenregistratie bij te houden.

Digitale rittenregistratie?

Er zijn diverse digitale oplossingen om je kilometers en ritten op een gemakkelijke manier bij te houden.  Maar waar let je nou op bij het uitkiezen van een digitale oplossing? Heel simpel, bij het uitkiezen van een app of programma is het belangrijk om na te gaan of alle verplichte gegevens worden bijgehouden. Met andere woorden, kies altijd een systeem dat aan de eisen van de Belastingdienst voldoet.

De eisen die de Belastingdienst stelt aan een rittenregistratie

De Belastingdienst stelt verschillende eisen aan een kilometer- of rittenregistratie. Zo is het belangrijk dat je ten alle tijde de voertuiggegevens, periodegegevens en de ritgegevens paraat hebt. Onder voertuig- en periodegegevens vallen:

  • Het merk van de auto
  • Het type auto
  • De kentekengegevens van de auto
  • De periode waarin u de auto hebt gebruikt

Naast deze gegevens ben je dus ook verplicht om de ritgegevens bij te houden. Let goed op, je bent verplicht deze gegevens bij te houden voor iedere afzonderlijke rit. Deze ritgegevens bestaan uit:

  • Datum van de rit
  • De begin- en eindstand van de kilometerteller
  • Het vertrek- en aankomstadres.
    (Had je een afspraak en reed je daar vanaf je werkadres heen en daarna weer terug, dan heb je dus twee ritten gemaakt.)
  • De route die je hebt gereden, als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen
  • Of het een privérit is of een zakelijke rit
  • De privé-omrijkilometers
    (Wanneer er tijdens een rit zowel zakelijke als privé kilometers worden gereden)

 

Koppel Mijnwebwinkel aan je boekhouding

Mijnwebwinkel koppelen aan je boekhouding

Voor iedereen die een webshop heeft draaien via Mijnwebwinkel is het mogelijk om een koppeling te leggen tussen de webshop en de boekhouding. Door de koppeling te leggen worden alle betalingen die verricht worden via de webshop volautomatisch in de boekhouding gezet. De koppeling werkt met wat we een ‘batch mode’ noemen. Dit komt er in het kort op neer dat er, op basis van de bestellingen en betalingen van die dag, eens per dag facturen worden aangemaakt en doorgestuurd naar je digitale boekhoudsysteem.

De voordelen van het koppelen van Mijnwebwinkel aan je boekhouding

  • Een besparing van tijd en moeite
  • Direct inzicht in je administratie
  • Meer gemak rondom de btw-aangifte

Wat is Mijnwebwinkel?

Mijnwebwinkel is een content management systeem (CMS) dat zich specifiek richt tot het maken van – de naam zegt het al – webwinkels. Het systeem stelt ondernemers in staat om zonder al te veel technische kennis een webwinkel te starten. Mijnwebwinkel kent een gratis pakket, maar voor wie serieus aan de slag wil is er een premium pakket. Je betaalt hiervoor maandelijks een bedrag.  

Hoe werkt de koppeling precies?

Door een koppeling te leggen met je digitale boekhouding zorg je ervoor dat alle bestellingen die in Mijnwebwinkel op voltooid staan, automatisch in je boekhouding worden gezet. Nadat een klant een bestelling heeft gedaan in jouw webshop en jij  hebt bevestigd dat de bestelling is afgerond, wordt de factuur diezelfde dag nog op de juiste plek ingeboekt. Dat scheelt een hoop handmatige administratie..

Dagelijks doorgeboekt naar de digitale boekhouding

Eens per dag worden alle facturen van die dag in een batch overgezet naar de boekhouding. Hierdoor heb je van dag tot dag inzicht in de cijfers, en hoef je niet te wachten tot je zelf aan het einde van de maand alles hebt ingeboekt.   

Wat heb je nodig?

Om een koppeling te kunnen leggen tussen je administratie en je Mijnwebwinkel-account heb je een boekhoudprogramma nodig dat daarvoor geschikt is. Een voorbeeld van zo’n boekhoudprogramma is Yuki, het systeem waar wij mee werken. Met Yuki heb je ten alle tijde inzicht in je financiële situatie, bovendien kan je boekhouder gemakkelijker monitoren of de administratie kloppend is. Zo ben je verzekerd van een administratie die tot in de puntjes geregeld is. Ontdek alles over onze werkwijze wanneer je geïnteresseerd bent in het opzetten van een digitale boekhouding,

Hulp nodig bij het digitaliseren van de boekhouding?

Ben jij eigenaar van een webshop en op zoek naar een manier om tijd te besparen? Wij gaan graag met je in gesprek en vertellen je dan alles over digitaal boekhouden; maar ook over alle andere koppelingen die mogelijk zijn. Wist je bijvoorbeeld dat je ook je urenregistratie kunt koppelen aan ons digitaal boekhoudsysteem?

Neem contact met ons op om vrijblijvend advies in te winnen of een afspraak te plannen.

Een salarisadministratie opzetten

Een salarisadministratie opzetten

Alles wat je moet weten om snel aan de slag te kunnen

Ondernemers die de ambitie hebben om hun eerste personeel in dienst te nemen worden al snel overspoeld met een zee aan verplichtingen. Het voeren van een salarisadministratie bijvoorbeeld. Het is ontzettend belangrijk dat je, nog voordat je een eerste personeelslid in dienst neemt, de administratie goed op orde hebt.

Vrijwel alle informatie die je daarvoor nodig hebt is te vinden op het internet. Toch doe je er verstandig aan om advies op maat in te winnen bij iemand die ervaring heeft op dit gebied. Zo weet je zeker dat alles op een juiste manier geregeld is en kom je niet voor onverwachtse verwachtingen te staan.

Voor wie zelf aan de slag wil is hieronder de volgende informatie te vinden:

Jezelf aanmelden als werkgever
De onderdelen van een salarisadministratie
De verplichtingen van een werkgever
Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Jezelf aanmelden als werkgever

Wie werkgever wil worden zal dat moeten melden bij de Belastingdienst; en de Belastingdienst zou de Belastingdienst niet zijn als ze hier geen formulier voor zou hebben. Door het formulier ‘Melding Loonheffing Aanmelding Werkgever’ in te vullen, geef je aan dat je iemand in dienst wilt nemen. Het is een kwestie van invullen en toesturen. Et voila!

Download hier het formulier ‘Melding Loonheffing Aanmelding Werkgever’

Nadat je alle informatie hebt doorgegeven aan de Belastingdienst ontvang je een aantal gegevens. Als het goed is ontvang je een:

  • Loonheffingsnummer;
  • Sectorcode;
  • Premie WHK;
  • Schema met de inleverdata voor aangiften loonheffingen.

Deze gegevens leggen het fundament voor het opzetten van een salarisadministratie. Je hebt deze gegevens namelijk later weer nodig bij het invullen van alle formulieren die je naar de Belastingdienst verstuurd.

De onderdelen van een salarisadministratie

Een salaris- of personeelsadministratie verschilt per bedrijf. Het is afhankelijk van de workflow en de ambities die je hebt als werkgever. Hoewel je het zo uitgebreid kunt doen als je zelf zou willen, bestaat een basis salarisadministratie in ieder geval uit de volgende zaken:

  • Loonstaten
  • Loonstroken
  • Jaaropgave

Wat staat er op een loonstaat?

Als werkgever ben je verplicht om voor iedere werknemer apart een loonstaat in te vullen. Hiervoor zijn voorgeschreven modellen gemaakt, deze zijn te vinden zijn op de website van de Belastingdienst. Op de loonstaat vermeld je alle gegevens die van belang zijn voor de loonbelasting, de premie volksverzekeringen en de premies werknemersverzekeringen. Het gaat dan globaal om de volgende gegevens:

Download hier het model voor de loonstaat van 2018

  • Het loon in geld
  • Het loon in natura
  • Eventuele fooien
  • Reiskostenvergoedingen
  • De verschuldigde loonbelasting
  • Premies voor verzekeringen
  • NAW-gegevens van de medewerker
  • Het BSN-nummer van de medewerker

Wat staat er op een loonstrook?

De loonstrook is niets meer dan een een overzicht van de verdiensten van je werknemer. Je bent als werkgever verplicht om deze te delen met je werknemer. Op zo’n loonstrook staan in ieder geval de volgende gegevens:

  • De overeengekomen of gewerkte uren
  • Het tijdvak
  • Het brutoloon
  • De samenstelling van het loon (zoals een basisloon, prestatiebeloning en provisie)
  • Het minimumloon (ook indien de medewerker meer verdient dan dit bedrag)
  • Onkostenvergoedingen
  • Vakantierechten
  • Ingehouden loonbelasting, sociale premies en eventuele pensioenpremies
  • NAW-gegevens van de werknemer
  • BSN-nummer van de medewerker
  • Gegevens van de werkgever

Wat staat er op een jaaropgave?

De jaaropgave is niets meer dan een overzicht van de alle informatie rondom het uitbetaalde loon van een bepaald jaar. Het overzicht bevat onder andere informatie over de inhoudingen die zijn gedaan.  Het is als het ware een optelsom van alle loonstroken van dat jaar. Als werkgever ben je verplicht deze ieder jaar te delen met je werknemer. Een jaaropgave bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

  • Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen
  • De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen
  • Het BSN-nummer
  • Het loon voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw
  • De code 0 of 1 zodat de Belastingdienst kan zien of er bij de bepaling van de loonbelasting en premie volksverzekeringen wel (1) of geen (0) rekening is gehouden met de loonheffingskorting
  • Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting

De verplichtingen van een werkgever

Als kersverse werkgever heb je verschillende nieuwe verplichtingen die om de hoek komen kijken. Zo stelt de Belastingdienst het op prijs (lees: verplicht de Belastingdienst) dat je in ieder geval over de volgende gegevens van je werknemer beschikt:

  • Kopie ID kaart
  • NAW gegevens medewerker
  • Kopie getekend arbeidscontract
  • Ingevulde en getekende ‘Model Opgaaf’ gegevens voor de loonheffingen

Download hier het model voor de opgaaf van de loonheffingen

Omdat deze gegevens deel uit maken van je bedrijfsadministratie is het van belang om deze in ieder geval tot zeven jaar na het beëindigen van een dienstverband te bewaren.

Zoals eerder in dit artikel is benoemd, ben je ook verplicht om je werknemer van bepaalde documenten te voorzien. Zo ben je bijvoorbeeld verplicht een loonstrook te delen. In principe doe je dit iedere maand, tenzij er niets veranderd is in de situatie van de werknemer. Veranderd er wel iets dat relevant is voor de situatie van de werknemer, zoals de hoogte van het loon of veranderingen rondom de loonheffing, dan ben je verplicht dit aan hem of haar te melden door middel van een loonstrook. Naast de loonstrook ben je ook verplicht om de werknemer ieder jaar van een jaaropgave te voorzien.

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Voordat je begint met het opzetten van een salarisadministratie is het goed om na te gaan of je alles zelf wilt gaan doen. Heb je al een boekhouder of administratiekantoor, dan doe je er goed aan om te informeren naar de mogelijkheden die zij bieden.

Veel ondernemers geven er de voorkeur aan om hun salarisadministratie uit te besteden, ze houden hierdoor meer tijd over om te besteden aan hun onderneming. Bovendien zijn ze ervan verzekerd dat de salarisadministratie wordt uitgevoerd door iemand die goed op de hoogte is van de wet- en regelgeving rondom het voeren van een salarisadministratie. De regels veranderen namelijk jaarlijks en het kost veel tijd en moeite om op de hoogte te blijven.

Zelf een salarisadministratie aanleggen wordt daarentegen steeds makkelijker. Waar je vroeger nog alles in Excel moest zetten en zelf moest rekenen om je salarisadministratie bij te houden, is er tegenwoordig voldoende software te vinden die je hierbij kan helpen.

Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan: Easyflex, Asylon, Employes, Loket.nl of Nmbrs.

Hulp nodig bij het digitaliseren van de boekhouding?

Al deze systemen werken goed samen met het boekhoudprogramma waar wij, De Jong Administratieve Diensten, mee werken. Dit stelt jou als ondernemer in staat om je volledige boekhouding te digitaliseren waardoor je meer tijd over houdt om te ondernemen.

Wil je advies over het opzetten van een digitale administratie en salarisadministratie? Dan mag je altijd contact met ons opnemen.

Wij gaan graag met je in gesprek en vertellen je dan alles over digitaal boekhouden; maar ook over alle koppelingen die mogelijk zijn. Wist je bijvoorbeeld dat je ook je urenregistratie kunt koppelen aan ons digitaal boekhoudsysteem?

Neem contact met ons op om vrijblijvend advies in te winnen of een afspraak te plannen.

In 5 stappen gezond groeien met je bedrijf

Ontdek ons stappenplan